按照《高等学校档案管理办法》要求，严格实行教学文件材料形成单位立卷的归档制度，由研究生院和各学院兼职档案员负责将研究生学位评审材料纸质版和研究生学位论文电子版同时归档。现将有关要求通知如下：

　　一、研究生学位评审材料整理归档要求

　　1、拆除金属物及排序  

　　卷内材料一律拆除金属物，分别用线装订，对破损的文件材料要进行修补，然后按照研究生学位档案目录中规定的顺序进行排序。

　　2、装订

　　将卷内文件目录表放卷首，备考表置卷末，左、下取齐，用三孔一线法（孔距为八公分 ）装订牢固，装订时注意不倒置、不散页、不压字。

　　3、打号　　

　　按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。

　　4、填写卷内目录表和备考表

　　备考表中的本卷情况说明由立卷人填写卷内文件是否完整等情况，案卷归档后发生或发现的问题由档案管理人员填写并标注时间；备考表中的立卷人由组成本卷的责任者签名，一般由立卷单位兼职档案员签字，不得由临时工或实习学生代签；备考表中的立卷单位检查人由立卷单位分管档案工作的负责人签名，侧重对归档文件材料齐全、完整、真实、准确性进行检查和负责；备考表中的立卷时间填写立卷整理完毕的具体日期。为了便于计算机按立卷单位批量检索，同一立卷单位同一归档批次的案卷可填写同一立卷时间。

　　5、装盒并填写案卷封面 

　　案卷封面栏目包括案卷标题、归档单位、归档号、起止日期、保管期限、密级等项，拟写案卷标题要简短、准确，没有“密级”的应划斜杠。填写案卷封面需用毛笔或碳素墨水钢笔逐项书写，要求字迹工整、清晰、美观大方。

　　6、归档验收

　　移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。移交档案时由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷卷内目录之前。移交档案时还必须填写移交目录，移交目录一式两份，双方各执一份。

　　二、研究生学位论文归档要求

　　按照《高等学校档案管理办法》要求，为保证纸质档案材料和电子档案材料同步归档，并保证归档纸质材料质量，研究生学位论文归档要求一律提交电子版，由档案馆统一打印并存档。论文电子版归档要求如下：

　　1、学生毕业离校前一律用U盘将学位论文电子版提交档案馆并办理缴费等相关手续。

　　2、学位论文要求内容完整，格式规范，与毕业答辩时保持一致。

　　3、学位论文一律以word(.doc)或dbf(.dbf)文件形式提交，Word文档文件名为：学位证号后四位数+姓名+编辑文件的版本，例如：1015陈风2000.doc。

　　4、学位论文一律以单文件形式提交。

　　具体表格见附件

　　博士学位档案目录.doc
　　硕士学位档案目录.doc
　　卷内备考表.doc