兼职档案员归档流程（线上+线下）
按照学校考核工作要求，档案工作已纳入各单位年度目标任务考核。各单位应高度重视归档工作，把档案工作纳入工作计划以及年度考核目标。
我校实行纸质文件与电子文件同步归档。各单位兼职档案员应熟练使用西安电子科技大学档案管理系统，严格按照部门立卷的要求，进行网上著录，做好立卷和网上归档工作。
归档要求：
各部门兼职档案员需先分门别类，按照文件的自然联系，分类组卷，整理好纸质档案，一个案卷的档案从1-N编写页码。每个案卷的纸质档案最后附一张卷内备考表，立卷人和主管档案领导分别签字。兼职档案员应先在档案系统上立好卷，档案馆老师审核无误后，再线下提交纸质档案。
一个案卷需要装一个档案盒，卷内的文件分别称为卷内文件。
一个案卷：
此案卷对应的卷内：
档案管理系统操作步骤：
一、登陆账户（两种方式）
第一种：登陆https://erms.xidian.edu.cn网址，用档案馆提供的账户密码登陆。
第二种：在西安电子科技大学官网的“组织机构”页面进入档案馆/校史馆/博物馆首页（/xidian/smu_xdjy/），点击进入档案馆官网（/xidian/smu_archives/）。
在服务大厅栏目点击选择教师服务下的“部门立卷”。
登陆部门立卷请使用全校统一身份认证，用统一身份认证账户密码登陆即可。
二、档案录入
兼职档案员进入档案管理系统后，在左侧档案门类中选择准备立卷的门类，点到具体的子标签。
1、新增档案
在“预立卷”下，点击“案卷/件目录”进行“案卷目录”的录入。
点击下方按钮“新增”，会跳出案卷目录的录入
先完善“案卷目录”，如实填写各项数据，总件数和总页数在添加了“卷内目录”后，系统会自动统计，可先不填写。责任者一般与归档单位保持一致，归档单位请写单位全称，完成后点击【保存】。
接着，找到新增的案卷，点击【查看卷内】按钮。
点击【新增】按钮，添加卷内文件。
该过程重复循环直至所有案卷和卷内目录全部完成。
2、档案修改
在录入的过程中如出现错误，可以在相应的档案条目前点击【编辑】按钮进行修改，修改后点击保存。
在此界面进行数据编辑，编辑完毕，点击“保存”按钮。
！！！注意：按卷方式整理数据时，修改和档号相关的数据时卷内数据的档号也会跟着改变。
双击案卷题名可查看当前内容。
三、移交归档
系统条目著录好之后应在档案系统中移交给对应的业务老师审核，审核通过后线下提交纸质档案。
勾选要移交的案卷，点击【移交归档】【提交审核】，点击【确定】。
发起申请后，等待老师审核的效果图如下图：
若审核未通过说明移交数据有问题，需要修改完善，案卷状态会变成【已驳回】，修改后重新发起申请移交。
若审核通过后移交的档案数据前会变成【已审核】状态。至此网上归档移交完成。
纸质档案提交要求：
1、按照系统里立卷的分类，几卷档案按照卷内目录著录顺序整理好纸质材料。
2、一个案卷内的档案从1-N依次编写页码，凡是有字的页都需编写页码，正面在右下角写页码，反面在左下角写页码。
3、每个案卷最后附一张【卷内备考表】，填写文件页数，立卷人和主管档案领导分别签字。
4、所有纸质档案需要拆掉订书针。