各单位：
为做好2020年度学校档案归档工作，进一步推进学校档案工作的规范化管理，发挥档案在学校各项改革、发展中的服务作用，现将档案归档工作有关事项通知如下：
一、归档范围
（一）各单位（部门、学院）文件材料收集归档的具体范围包括：党群类、行政类、教学类、科研类、外事类、设备类、财会类、基建类、出版类、产品类、声像类、人物类、实物类、专题类。
凡2020年1月1日至12月31日形成的、属于归档范围的文件材料（纸质、电子、音视频、照片等载体形式），以及2020年以前应归档但未归档的都要收集整理归档。
（二）各单位（部门、学院）2020年度举办的重大活动、重大事件、重要会议形成的具有保存价值的各类文件材料，请按照《西安电子科技大学重大活动、重大事件、重要会议档案归档管理实施细则》（西电档〔2019〕2号）中的归档范围进行收集整理归档。其中文件材料较多的，按活动、工作项目设立专题案卷进行收集整理归档。
（三）各单位（部门、学院）具有反映学校历史真实面貌的实物，包括各类奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；公务活动中获赠的纪念品；上级领导、知名人士的题词、字画等；使用过的牌匾、停用的各种印章等，请按照《西安电子科技大学实物档案管理办法》（西电档〔2017〕3号）的规定进行移交归档。
二、归档时间
（一）党政部门和能按年度归档的部门形成的文件材料须在2021年7月20日之前完成归档；
（二）教学部门的综合管理文件须在2021年7月20日之前完成归档，研究生学位评审材料在答辩后6个月内完成归档；
（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案须在项目完成通过鉴定或竣工（结题）验收后3个月内完成归档；
（四）2021届毕业生合影照，务必于2021年7月20日之前移交至档案馆，并回溯归档2020届以前未归档的毕业照尤其2020届硕士研究生毕业合影照片，包括纸质版与电子版。
（五）随时接收上级规定应接收的归档档案。
三、归档手续
（一）归档验收：文件材料归档时交接双方必须当面验收。检查文件材料是否齐全、完整，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。严格按照验收标准进行归档（见附件1）。
（二）归档手续：各单位（部门、学院）向档案馆移交档案必须履行移交手续。填写档案移交目录（见附件2），移交清册一式两份，写明案卷题名、卷内文件份数页数、案卷数量、保管期限、移交时间，交接双方签名盖章确认，完成移交工作。
四、服务指南
各单位（部门、学院）在归档过程中，档案馆将随时提供业务咨询和技术指导。具体如下：
档案归档联络表
类别 |
联系人 |
联系电话 |
党群类、行政类、设备类、实物类、专题类档案归档 |
田鸽 |
81892625 |
教学类、研究生学位档案及学生成绩单归档 |
张青 杨黎娟 |
81891852 |
科研类、声像类、外事类、出版物类档案归档 |
苏萌 |
81891850 |
基建类、财会类档案归档 |
田鸽 卢诗佳 |
81892625 81892621 |
人物类档案归档 |
强薇 |
81891851 |
各位兼职档案员请及时加入西电档案信息员交流微信群，此二维码7天内有效，未成功加入的老师可联系相应业务老师邀请入群。
五、归档要求
（一）按照学校考核工作要求，档案工作已纳入单位年度目标任务进行考核。各单位要高度重视归档工作，把档案工作纳入工作计划、纳入单位领导和工作人员的岗位职责、纳入年度考核目标，同部署、同检查、同总结、同验收。
（二）凡应收集归档的文件材料，要做到及时归档，文件材料完整、准确、系统、全面。收集归档的各类文件材料应为原件，复印件及传真件等不能作为归档文件材料。依据性、凭证性文件材料的印章、签名等要素必须齐全、清晰。各类文件材料用纸、书写墨迹等要规范、标准，确保文件材料的耐久性。
（三）各单位（部门、学院）归档文件材料中如果有涉密的文件材料，应与档案馆涉密人员联系归档事宜。单独填写移交目录，不能与非密文件材料混在一起移交归档。
（四）各学院毕业生集体合影数码照片（jpg格式，不低于2000万像素，小于10MB）及照片上师生的名单一起压缩以rar文件形式发送至邮箱：dag@mail.xidian.edu.cn，同时归一份纸质照片（注明与照位相对应的姓名及说明，纸质照片尺寸：长29cm，宽21cm）。
1、照片正上方必须有各学院院、届、专业名称、班级、摄制时间（字体及字号详见附件3）等标识。照片背面师生名单排序为：第XX排左起：XXX......。
2、归档的毕业生合影照片必须为正规形式拍摄的合影像片，最好以班为单位、研究生以专业为单位拍摄。
（五）实行纸质文件与电子文件同步归档。各单位兼职档案员要加强与档案馆的业务联系，熟练使用西安电子科技大学档案管理系统，严格按照部门立卷的要求，进行网上著录，做好立卷和网上归档工作。扫描后的PDF电子文件（黑白300dpi，彩色600dpi）须进行ocr双层文本识别并挂接在卷内或案卷目录上。
（六）兼职档案员更替时需做好本部门档案管理的交接工作，并及时向档案馆报送主管领导及兼职档案员的最新信息（见附件5）。
（七）要按照保密工作的要求，高度重视做好档案归档过程中的安全保密工作，杜绝失密泄密问题发生。
（八）新增或撤销部门时，请及时联系档案馆进行档案的指导接收工作。
（九）电子文件归档范围参照《西安电子科技大学电子文件归档与管理暂行办法》（西电档〔2019〕3号）的归档范围，与之相应的软件、背景信息和元数据一同归档，以保证归档电子文件的完整性。各单位形成的有重要利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等，均应收集归档。
附件：1. 
档案归档验收标准
2. 档案移交目录（清册）
3. 人物排序的文字说明格式
4. 卷内备考表
5. 兼职档案员信息统计表
西安电子科技大学
2021年6月22日
