各学院（系）、各有关单位：

毕业生班级集体合影照片作为我校一种具有重要保存价值的声像档案，必须完整地加以保留存档。目前，2016届硕士研究生已毕业，2016届本科生即将毕业，各学院已经陆续进行毕业生集体合影照片的拍摄工作（研究生院拍摄工作已结束），为确保学校2016届毕业生合影及时、完整收集归档，进一步推进学校档案工作规范化、制度化，现将有关事项通知如下：

一、工作要求

1.请各学院负责毕业生工作的辅导员将本单位毕业生集体合影数码照片（jpg格式,不低于2000万像素，小于10MB）及照片上师生的名单一起压缩以rar文件形式发送至邮箱：chanfang@mail.xidian.edu.cn，同时归一份纸质照片（注明与照位相对应的姓名及说明）。

2.请各学院兼职档案员按照归档要求，务必于2016年7月15日之前将以前尚未归档的毕业生照片一并移交至档案馆，并回溯以前缺失的毕业照，请逐步补齐。

二、注意事项      

1.照片正上方应该有各研究生院、届、专业、班级、摄制时间（字体及字号详见附件要求）。

2．归档的毕业生合影照片最好以班为单位、研究生以专业为单位，要为正规形式拍摄的合影。

3．照片背面师生名单排序为：第XX排  左起：XXX，并标明学院及专业名称。

4．如有未尽事宜，请致电档案馆，电话:81891850转603，联系人：房春安,E-mail:chanfang@mail.xidian.edu.cn

  附件：西安电子科技大学XX学院XX-X班毕业生合影

                                        档案馆

                                  2016年6月15日

附件

西安电子科技大学XX学院XX-X班毕业生合影

第N排左起：XXX XXX ………… XXX XXX XXX
…
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第三排左起：XXX XXX ………… XXX XXX XXX
第二排左起：XXX XXX XXX XXX ………… XXX
第一排左起：XXX XXX XXX ………… XXX XXX