纸质档案归档整理工作流程

一、分类、组卷

按照年度、类别对材料进行分类、组卷，并编写档号。

1.分类组卷整理

组合案卷及文件排序

一般以问题为主，兼顾文件性质、格式及责任者，相互之间紧密联系的原则进行组合，按照批复在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；汉文在前，少数民族文在后；中文在前，外文在后；其它文件材料按文件重要程度或形成时间先后排列。

纸张折叠：大的纸张采取手风琴式折叠。

教学类档案按照硕/博士研究生毕业材料形成时间先后排列。

2.档号编写示例

财会档案档号=年度号+财会档案分类号+案卷号

模式如下：

         2019   —   CK12   — 3

基建档案档号=年度号+基建档案分类号+案卷号

模式如下：

          2019  —   JJ1201  — 1

二、拆钉、打页码、打孔穿线装订

拆除文件上的订书针，用打号机在每一页右下角空白处编制页码，有字的即为一页，将文件左侧对齐整理好，研究生学籍档案在左侧空白处三孔一线装订整齐。

对已分类组卷完成的案卷去除文件上的金属物。

按卷管理的档案页码从1…N进行编写，单面文件页码编写在右下角，双面文件正面编写在右下角，背面编写在左下角。

按件管理的档案加盖件号章

1.编页码

案内文件按序逐页进行页码打号（有文字内容的页面均需打号），页码的位置位于非装订线一侧的左、右下角。

装订成册的毕业论文无需打号，但需在备考表上计算页数。

2.装订

编页----录入----打印并填写备考表---装订

三孔一线装订法，打孔位置上下居中，不要装订到文字部分。

（注：卷内目录及卷内备考表不需要编写页码）

采用线绳三眼一线装订

三眼一线装订前

最终效果

三、填写卷内备考表、档案盒

填写卷内备考表，“本卷情况说明”填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况。“立卷人”是指责任立卷者；“审核人”是指分管档案审核把关的部门领导；“立卷时间”是指完成立卷的日期。档案盒封面编写要求字迹工整、清晰。

1.研究生学位档案卷内文件目录填写

2.档案目录填写实例

填写卷内备考表

填表说明：

本卷情况说明：填写卷内文件材料页数，如遇缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，案卷立好后发生或发现的问题由有关档案管理人员填写并签名、标注时间

立卷人：由组成本卷的责任者签名（整理者）

审核人：是指分管档案审核把关的部门领导

立卷时间：填写完成立卷的日期。

写案卷标题

四、移交归档

填写移交清单，一式两份，移交归档。写明案卷题名、卷内文件份数页数、案卷数量、保管期限、移交时间，交接双方签名盖章确认，完成移交工作

1.移交清单

2.档案盒

电子档案的整理

登录方式一：统一身份认证登录

在西安电子科技大学官网的“组织机构”页面进入档案馆/校史馆/博物馆首页（/xidian/smu_xdjy/），点击进入档案馆官网（/xidian/smu_archives/）

登录方式二：系统自带登录页面

登陆https://erms.xidian.edu.cn网址，用档案馆提供的账户密码登陆。

新增条目

1、选择左侧对应的档案门类，点击新增按钮，进行档案著录

2、填写必填项，点击保存按钮

编辑条目

1、勾选所要编辑的条目，点击编辑按钮

2、打开详情，对条目进行修改，完成后点击保存按钮完成修改

3、点击条目左侧的编辑按钮进行编辑

删除条目

勾选需要删除的条目，点击删除，弹出删除弹框，点击“确定”，删除成功。

导入条目

1.在“导入”下选择“导入条目”，下载模板，将整理好的文件上传，点击上传文件。

导入条目

2.上传文件时，检查系统字段名与Excel标题的对应关系，点击执行导入按钮进行导入。

打印案卷目录

勾选需要打印的条目，点击打印，选择打印的目录。

打印案卷目录

打印案卷目录的效果图

打印卷内目录

打印卷内目录的效果图

打印归档文件目录

打印归档文件目录的效果