西电档〔2017〕3号

 为了保存学校历史，发挥实物载体重要作用，加强和规范学校档案管理，根据《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第71号）、《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部第27号令）、《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔2014〕15号)《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局第5号令）等相关精神，结合我校实际，制定本办法。

第一章      总  则

第一条 实物档案是指学校在教学、科研、管理等各项工作活动中形成的，具有保存和文物价值的实体物品。

第二条 实物档案与文字材料、声像、电子等形式的档案一样，是学校教育活动和历史发展过程真实、直观的记录，也是研究学校历史的原始资料。

第三条 实物档案必须实行集中管理，确保其原始、完整和安全。实物档案工作应纳入学校各有关部门的管理制度和职责范围。

第二章  归档范围和保管期限

第四条 上级领导来校视察、检查、指导工作的题词、赠言手迹或赠送的字画等物品。

第五条 参加我校举办的重要国际、国内会议的有关领导及国际友人赠予的题词、赠言手迹等。

第六条 国际友人或校友赠予我校的珍贵礼品、纪念品。

第七条 兄弟单位或个人赠送我校的反映重要活动的锦旗、牌匾等纪念品。

第八条 学校及下属部门获得的省、部级以上奖励的奖状、证书、奖牌、奖杯、锦旗等。

第九条 学校不同时期的证件和徽章。如：工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章等。

第十条 在学校各项工作中，形成的具有保存价值的模型、字画、校旗、校服、校歌，有史料价值的教案、教材、试卷、教具模型等，校内使用的标志、牌匾、票证、宣传品、纪念品、礼品等。

第十一条 学校及下属部门不同时期的印章及历任校领导的签名印章。

第十二条 其他反映学校历史面貌具有保存价值的实物。

第十三条 实物档案的保管期限原则上应永久保存。

第三章  归档要求

第十四条 上级领导来校及综合性活动产生的题词、赠言手迹、重要礼品、纪念品等，由党政办公室及时归档。相关职能活动中产生的锦旗、牌匾等纪念品，由主办部门及时归档。须附说明文字和实物照片（活动主题、时间地点、人物、材质、尺寸等）。

第十五条 校庆或重大活动中收受的礼品，主办部门在活动结束后，及时编造清单经主管校领导审阅，并鉴定需永久保存的应向档案馆移交，其余由相关部门保管或处理。

第十六条 学校及校内各单位荣获省部级以上的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书等实物档案，一般于次年六月底前随获奖文件材料一并归档。

第十七条 学校和各处级单位不同时期的印章及历任校领导签名印章，在印章停止使用后交党政办公室，统一造册、留印模后移交档案馆归档，存放保密库房。

第十八条 不在本管理办法第二章归档范围内有保留价值的、能反映学校发展历程的实物档案，经档案馆认定后归档。

第四章  管理与利用

第十九条 实物档案由档案馆集中管理。专人、专用装具和存放在恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物的库房内，确保安全和最大限度延长其寿命。

第二十条 归档时，须严格履行交接手续，填写一式两份移交目录。档案馆向捐赠者颁发捐赠证书。

第二十一条  如有需要，归档前须按照《西安电子科技大学国有资产管理办法》办理入账手续。

第二十二条 档案馆对移交归档的实物要进行分类、编目、整理、入库，做到账物相符。

第二十三条 实物档案要与相关文字材料档案互记参见号。

第二十四条 既是文物、又是档案，档案馆可与校史馆、博物馆等相互交换重复件、复制件或者目录，联合举办展览，共同编辑出版史料或者进行史料研究。

第二十五条 档案馆负责对征集的实物档案提供利用，举办各种形式的实物档案展览。实物档案原则上只针对本校教师利用，保证移交归档和捐赠的合法权益和优先利用权，原则上不外借。利用单位须开具介绍信并说明理由，经档案馆负责人签字后方可利用。确需借阅的必须严格办理借阅手续，借出档案必须确保档案安全，按期归还。

第五章  附  则

第二十六条 本办法由学校档案馆负责解释。

第二十七条 本办法自印发之日起实施。