依据《干部人事档案工作条例》规定，结合本校实际情况，作如下查档规定：
一、查阅档案者应当2人以上，且为中共党员。
二、校外因公来校查阅干部人事档案者，须如实填写《查阅干部档案审批表》，按照程序报单位负责同志审批签字并加盖公章。如需复制、摘录档案材料，请提前在《查阅干部档案审批表》“查档理由”一栏中注明材料名称及具体内容。凡查阅中层以上干部档案的，经我校主管部门批准同意，其他人员经档案管理部门审核同意，按照程序审批后方可查阅。来校查档者请携带手续完备的《查阅干部档案审批表》、工作证及身份证，并请在规定时限内查阅。
三、校内查阅干部人事档案，一般应由校级党群组织和人事部门指派专人，各院系、各单位党组织负责人或行政负责人、党委秘书或人事秘书，持介绍信，经档案管理部门审核同意，现场办理登记手续后方可查阅。
四、校教职工办理出具亲属关系证明材料的，需本人手写申请报告，单位领导签字盖章，并由单位人事秘书前往人事档案室办理，本人及其他直系亲属不能来档案室办理。如亲属关系证明材料用于公证的，需要另外至公证处领取公证证明单，由单位人事秘书携《申请报告》及《证明单》前往人事档案室根据个人档案记载办理。查阅去世五年以上人员档案，请前往校档案馆查询办理。
五、校教职工需出具出生日期证明、工作经历证明（说明）、学习经历证明、复印成绩单、未受刑事制裁证明的，需填写《南京大学人事证明开具联系函》，由单位人事秘书携《联系函》至人力资源处人事档案室，由我处根据个人档案记载情况酌情开具。其中，人事档案室只办理非本校毕业的教职工成绩单复印业务，本校毕业者请去档案馆办理。
六、查阅干部人事档案的单位和个人，不得擅自拍摄、复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经干部档案管理人员同意后才能复制（拍摄）。
七、查阅干部人事档案时，必须严格遵守保密制度和阅档规定，不得将档案拿出阅档室，阅档时严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
八、任何个人不得查、借阅本人及其他直系亲属的档案。
《南京大学人事证明开具联系函》
人事证明联系函.doc
