第一章 总 则
第一条 为加强菏泽学院（以下简称学校）档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，推进档案信息化建设，充分发挥档案服务学校及社会各界的作用，根据《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第四十七号）及实施办法、《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）、《山东省档案条例》等法律法规和规章，结合学校实际，制订本办法。
第二条 本办法所称档案，是指学校在教育教学、科学研究、党政管理、社会服务、文化传承创新和国际交流合作等活动中形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录，是学校建设和发展的重要信息资料和历史凭证。
第三条 档案是学校的宝贵资源，档案工作是学校重要的基础性工作。学校将档案工作纳入整体发展规划，全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设；要在人员编制、档案库房、管理设施、发展档案事业所需设备以及经费等方面给予保证。
学校各单位推动档案工作应逐步做到“三纳入”“四同步”，即：将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入档案考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。
第四条 档案是记录学校建设和发展的重要依据，是学校不可再生的宝贵财富。学校各单位和个人均应遵照《中华人民共和国档案法》和本办法相关规定，承担档案工作责任，履行保护档案义务，享有查阅档案权利。
第五条 档案工作应当坚持和加强党的领导，全面贯彻党的路线方针政策和决策部署，健全党领导档案工作的体制机制，把党的领导贯彻到档案工作各方面和各环节。
第六条 学校档案工作贯彻统一领导、分级管理、集中保管的原则，各单位在工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案，均由学校档案管理部门集中统一管理，以确保档案完整、准确、系统和安全，便于档案信息资源的开发利用，实现资源共享。
第二章 档案工作管理体制
第七条 学校档案工作实行党委领导、校长负责、档案馆归口管理、各单位共同参与、齐抓共管的“一盘棋”档案工作体制。学校档案工作同时接受上级教育行政部门和上级档案主管部门的业务指导、监督和检查。
第八条 学校设立档案工作委员会，委员会由校长为主任委员、分管校领导为副主任委员、档案形成的主要单位的主要负责人和档案主管部门的主要负责人为委员、相关档案工作专家学者为顾问，其主要职责是：
（一）宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，审查学校档案工作规划、总结等；
（二）审议学校档案管理办法和重要的规章制度；
（三）研究讨论学校档案工作的重大事项；
（四）监督、检查学校及各单位档案工作“三纳入、四同步”执行情况；
（五）对学校各单位档案工作进行检查、评估与考核。
学校档案工作委员会应当每年至少召开一次全体委员会议，研究、部署全校档案工作，并适时召开工作专题会议。
档案工作委员会下设办公室，办公室设在档案馆，办公室主任由档案馆负责人兼任，负责档案日常事务管理工作。
第九条 校长承担学校档案工作的领导责任，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费；
（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第十条 分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，其主要职责是：
（一）组织宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》，落实上级部门关于档案工作的各项方针政策；
（二）主持制定学校档案事业建设和发展规划，审查学校档案工作计划、规章制度和报告；
（三）加强对档案工作的组织领导，督促、协调各单位按上级部门及学校档案馆的要求做好档案业务工作；
（四）关心、支持档案馆的建设与发展，给予人力、财力、物力支持；
（五）解决档案工作面临的重大问题和困难，改善档案工作条件，使档案工作与学校各项工作协调发展。
第十一条 档案馆既是学校档案工作委员会的执行机构和全校档案工作组织、协调和管理的职能管理部门，又是永久保存学校档案并提供利用和服务的专门机构，代表学校履行全校档案行政和业务管理的双重职能，同时还肩负爱国主义、集体主义、社会主义教育以及校史校情教育等任务，其工作职责是：
（一）负责贯彻落实档案工作法律法规、方针政策；制定实施学校档案工作规划和规章制度；负责档案馆的软硬件建设、维护、保养；
（二）负责全校党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事、财会、产品生产与科技开发、人物及实物档案不同载体的收集、整理、立卷、归档；
（三）负责档案材料及各类载体的保存、保管，加强保密工作，确保档案安全；
（四）负责档案查询、核实及出具档案证明等服务；
（五）负责加强档案馆和校史馆信息化建设，推进电子文件归档和电子档案管理利用信息系统建设；
（六）加强档案、校史资料的编辑与研究；开发档案资源，服务教学、科研和学校建设发展工作；
（七）负责组织实施专（兼）职档案员培训，开展档案学术研究和交流，不断提高档案工作人员的业务能力和工作水平；
（八）负责档案综合报表统计、报送；
（九）做好校史、年鉴资料搜集、编撰、管理工作，拓展校史的教育功能、文化功能和社会功能；
（十）完成上级和学校交办的其他工作。
第十二条 学校档案馆设馆长一名，应当具备以下条件：
（一）热心档案事业，具有副高级以上专业技术职务或相应级别的行政任职经历；
（二）有较强组织管理能力，具有开拓意识和创新精神；
（三）年富力强，身体健康。
第十三条 学校根据实际需要，可在二级单位设立若干档案分室进行二级管理。档案分室受学校档案馆的业务监督和指导，管理本单位利用频繁且有一定独立性的业务档案。档案分室的主要职责包括：
（一）负责本单位业务档案的立卷、保管和数据报送等工作；
（二）定期向档案馆移交超过一定保管年限且属于长期或永久保存的档案。
第十四条 学校各二级单位的档案工作职责。
（一）执行学校档案管理制度，落实档案工作责任制，将档案工作与其他工作同步部署、同步管理；
（二）确定一名分管领导，负责本单位档案工作的组织协调和管理督查；
（三）根据档案工作实际，配备专（兼）职档案员，具体负责本单位各类档案的立卷、归档、查阅工作；
（四）组织协调好本单位各类档案的立卷、归档工作，配合学校开展特色档案资源建设；
（五）配合完成学校重大及重要活动档案的收集整理和归档工作，确保相关档案齐全完整、安全保管和及时移交；
（六）根据本单位档案工作实际情况，提供相应档案管理用房和用于暂存本单位归档文件的档案装具、设备等，所需经费自行解决；
（七）学校教学、科研管理部门应与二级学院和科研机构配合，做好教学、科研档案的归档工作。
第十五条 学校各二级单位的主要负责人为本单位档案工作责任人，其档案工作职责为：
（一）领导、组织本单位档案工作的开展和落实，把档案工作纳入本单位的议事日程，每学期至少研究部署一次档案工作；
（二）在经费、设备等方面为档案工作提供必要的条件保障，对本单位档案立卷、归档的数量与质量负责。加强与学校档案馆的沟通和联系，共同做好档案工作的监督、检查、指导和总结；
（三）参加相关档案的开发、鉴定等工作；
（四）将专（兼）职档案员的档案工作任务计入其岗位工作量，档案工作完成情况列为工作考核的内容之一。
第十六条 学校各二级单位应配备至少一名具备一定档案业务知识和信息化管理能力的专（兼）职档案员，应保持专（兼）职档案员的稳定，更换专（兼）职档案员应报学校档案馆备案。专（兼）职档案员的主要职责为：
（一）按照学校有关规定，负责本单位档案材料的形成、积累、整理、保管和立卷归档工作，保证归档文件材料的完整、准确、系统，案卷规范；
（二）坚持平时、随时立卷制度，根据本单位不同种类的文件材料形成特征和档案实体分类法合理分类存放，制定案卷类目，以便于利用和集中立卷归档；
（三）根据学校档案馆有关要求，做到档案组卷合理、页码编写准确、卷内目录填写清楚、案卷标题简明扼要，按规定时间向学校档案馆移交，保质保量完成档案归档任务；
（四）认真学习《中华人民共和国档案法》《保密法》等法律法规，主动接受学校档案馆的业务指导和督促检查，做好文件材料的安全保密工作，确保档案资料安全；
（五）积极参加档案业务技术培训和学术活动，加强档案专业知识学习，不断提高自身档案业务工作水平，做好部门档案工作；
（六）主动协助本单位领导做好档案工作计划和总结；
（七）对于保存在档案分室，或暂缓向学校档案馆移交的档案，应建立保管利用制度，规范管理，提供利用。
第十七条 学校加强档案工作人才培养和队伍建设。档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
学校档案馆配备专职档案工作人员。专职档案工作人员列入学校事业编制，其人员数量由学校根据馆藏档案数量和工作任务确定。学校专职档案工作人员属于档案专业技术人员或行政管理人员，实行专业技术职务聘任制或者职务晋升制，享受学校教学、科研或管理人员同等待遇。
第十八条 对于长期接触有毒有害物质的人员，可根据学校有关政策规定予以专项补助。
第三章 档案的立卷与归档
第十九条 学校档案材料实行部门立卷制度。学校各二级单位均为立卷部门。学校档案馆按立卷部门接收档案，进行规范性检查。
第二十条 各立卷部门档案工作负责人及档案管理员要按照学校档案归档范围和整理规范，组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案，整理组卷，保证案卷质量。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录、备考表、案卷封面，由专（兼）职档案员打印档案移交目录，交本单位档案工作负责人检查合格签字后移交学校档案馆。
第二十一条 各立卷部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料等；
（二）行政类：主要包括学校行政工作（教务、科研、基建、资产、外事、财务等部门除外）的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料；其他应该归档的重要资料等；
（三）教学类：主要包括学校培养的学历教育学生的入学登记表、学籍档案和毕业登记表等；教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料等；
（四）科研类：主要包括学校在科研管理和科研实践活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，重要科研项目、科研成果材料，重要咨询报告等；
（五）基本建设类：主要包括基本建设管理和基本建设项目从立项、实施到竣工交付全过程中形成的具有保存价值的纸质、音像、电子、实物等各种载体的文件材料等；
（六）仪器设备类：主要包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）全套随机技术以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料等；
（七）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等；
（八）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料，学校聘请的境外专家、教师在教学科研等活动中形成的材料，学校开展校际交流、中外合作办学等的材料，学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料；
（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、学术刊物及其他出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等；
（十）财会类：主要包括财会管理和财会活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料等；
（十一）人事档案类：主要包括记载个人主要经历、政治面貌、品德作风等方面的文件材料。含离退休以及已故教职工人事档案等；
（十二）声像类：主要包括学校各项活动中形成的以及与学校有关的具有保存价值的照片（含底片）、影片、幻灯片、录音带、录像带、磁盘、光盘等记录材料；
（十三）实物类：主要包括学校及个人在工作活动中形成的，以物质实体为载体，能够反映学校职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有形物品；
（十四）其他类：重要领导人的相关讲话、批示及重大活动的完整文字材料，重大合同及相关文件资料，重大事件及处理的相关文件资料等。
第二十二条 各立卷部门归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、光盘以及实物等各种载体形式。立卷归档的文件材料应符合下列要求：
（一）归档的文件材料原则上要求是原件，具有凭证作用的文件材料须加盖印章；
（二）归档的文件材料应齐全完整。已破损文件应予复制，复制件附于原件后一并归档；
（三）归档的文件材料，应遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷；
（四） 归档的档案材料用纸应规范，纸质优良，打印字迹清楚，应用黑色笔规范书写。禁止使用传真纸、复写纸，禁止使用圆珠笔、铅笔和红色笔书写；归档的声像档案声音、画面应清晰，符合有关规范和标准的要求；电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）、文书类电子文件元数据方案（DAT 46-2009）、照片类电子档案元数据方案（DAT 54-2014）、录音录像类电子档案元数据方案（DAT 63-2017）执行；
（五）案卷标题简明确切，填写备考表、编制卷内目录符合规范要求。
第二十三条 学校各类档案的归档时间。
（一）党政管理类等按自然年度归档的档案，应在次年六月底前归档；
（二）教学类等按学年度归档的档案，应在当年十二月底前归档；
（三）科研类、基建类和专题性、成套性材料应当在项目完成并通过鉴定、验收、审计后三个月内归档；
（四）重大活动、重大事项、重大事件、重要讲话的档案材料，应在会议（活动）结束后六个月内立卷归档，实物档案应随时移交学校档案馆；
（五）上级指定接收的材料应当即时归档；
（六）经学校批准，暂缓向学校档案馆移交的档案，立卷部门应负责其保管利用工作。
第二十四条 由多个单位合作完成的工作，由主办单位负责立卷归档。
（一）校内单位合作。协作单位将与自己承担任务的有关的档案正本移交主办单位，由主办单位统一将完整的档案正本移交学校档案馆。
（二）校内单位与校外单位合作。校内单位为主办单位的，应将与自己承担任务有关的档案正本和校外协作单位承担任务的有关档案复制件统一移交学校档案馆；校内单位为协作单位的，应将承担任务的有关档案正本移交学校档案馆，复制件移交主办单位。
第二十五条 接收档案必须履行相关手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间。交接双方必须签名盖章。
第二十六条 学校各类档案的归档范围和保管期限，由档案馆根据国家有关文件要求, 与立卷部门共同协商，经档案工作委员会审核同意后施行。学校内设机构或者工作职能发生重大变化时，应当及时调整归档范围和档案保管期限，经重新审核同意后施行。
涉密档案的归档，根据归档资料的密级单独立卷。
第二十七条 各立卷部门要做好经学校管理信息系统形成的电子文件及纸质文件电子版的保管工作，待学校具备电子档案归档条件后进行归档。
第二十八条 学校任何单位和个人，在其职务活动中形成或接收的具有保存价值的文件材料及实物，都必须按照规定向学校档案馆移交、集中管理，任何单位和个人不得拒绝归档或者据为己有。
各级干部和工作人员调离或退休时，应该主动将其岗位形成的应归档文件材料移交给本单位专（兼）职档案员，不得擅自销毁。本单位档案工作分管领导应做好提醒、检查工作，确保学校档案资源系统、完整。
第二十九条 各级干部和工作人员在非职务活动中形成的重要文件材料和实物，学校档案馆可以按照国家有关规定，通过接受捐献、购买、代存、交换等方式收集。收集时，学校档案馆应当考虑档案的珍稀程度、内容的重要性等，并以书面协议形式约定相关方的权利和义务，明确相关档案利用条件。学校档案馆征集或接受个人捐献其在非职务活动中形成的珍贵档案材料，对捐赠者颁发捐赠证书。
第三十条 学校各立卷归档单位发生机构变动、职能调整或者撤销合并等情形时，应向有关单位或者学校档案馆移交档案；接受职能并入的单位，应及时调整归档范围，保证档案应归尽归。
第四章 档案的管理
第三十一条 学校建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第三十二条 学校档案馆对档案收集范围内的档案文件集中统一管理，根据《高等学校档案管理办法》，结合学校工作实际，对馆藏档案进行分类、编号、上架，编制检索工具。根据档案的保密程度确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度，严格执行审批程序，做好档案利用情况登记，保证档案信息安全。
第三十三条 学校为档案工作配备专用的、符合档案管理要求的档案库房和管理设施，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照要求及时进行改扩建或者新建。
档案馆馆舍的建设，应当符合实用、安全、科学、美观、环保、节约的要求和国家有关工程建设标准，并配置无障碍设施设备。任何单位和个人不得侵占、挪用档案馆的馆舍，不得擅自改变档案馆馆舍的功能和用途。
档案库房应配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施，建立档案库房管理制度，明确岗位责任和管理要求。
涉密档案应设独立库房或专用保密文件柜单独存放，并配有必要设施。
各档案分室或存放未移交档案的单位，应设立独立存放空间，安排专人负责，定期检查。遇到特殊情况，应及时向本单位主要负责人和学校档案馆汇报，并接受学校档案馆的业务指导和相关部门的安全检查。
第三十四条 学校档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。已经数字化的档案，一般不再调用原件。
第三十五条 学校档案馆应加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。定期检查馆藏档案和资料的保管情况，消除安全隐患，遇有特殊情况，第一时间向分管档案工作的校领导报告，并及时联系相关部门进行处理。建立健全档案库房管理制度，加强档案库房的技术管理，专人负责档案库房管理，严格库房档案的收进和移出手续。
第三十六条 严格档案销毁的程序和办法。学校档案馆会同有关部门定期对保管期限届满的档案进行鉴定，形成鉴定工作报告，提出销毁或延长保管期限的意见。需继续保存的，应重新划定保管期限并作出标注；需销毁的，应登记造册，经学校档案馆和立卷单位的主要负责人签字确认，报分管校领导批准后方可销毁，销毁清册应永久保存。销毁档案时应指定专人实施，有关部门派人监销，并在销毁清册上签名。禁止篡改、损毁、伪造档案。禁止擅自销毁档案。
第三十七条 涉及国家秘密的档案的管理和利用，密级的变更和解密，应当依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。
第三十八条 学校档案馆认真执行档案统计年报制度，设专人负责档案统计工作，对全校各类档案的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计分析，并按照国家和山东省有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第三十九条 对于既是文物、陈列品和图书资料,又是档案的文献或实物，可由图书馆、校史馆等相关职能部门自行管理。学校档案馆与上述有关单位开展业务协作，相互提供重复件、复制件和目录，联合举办展览、共同研究，编辑出版有关史料。
第五章 档案的利用与公布
第四十条 学校档案馆应当根据工作需要和社会需求，开展馆藏档案的开发利用和公布，促进档案文献出版物、档案文化创意产品等的提供和传播。
第四十一条 档案的公布，是指通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文：
（一）通过报纸、期刊、图书、音像制品、电子出版物等公开出版；
（二）通过电台、电视台、计算机信息网络等公开传播；
（三）在公开场合宣读、播放；
（四）公开出售、散发或者张贴档案复制件；
（五）在展览、展示中公开陈列。
第四十二条 学校档案馆应按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第四十三条 学校档案开放利用一般应遵循以下原则：
（一）凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的学校档案；
（二）境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理；
（三）馆藏档案一般不外借出馆，特殊情况需经学校档案馆负责人批准，必要时需经学校有关领导审批。对外借出档案，如有丢失或损坏，利用人应书面报告有关事项，学校根据不同情况，依法依规处理；
（四）重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经分管档案工作校领导或学校档案馆负责人批准；
（五）加盖菏泽学院档案证明专用章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第四十四条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。学校档案馆应当明确档案利用的条件、范围、程序等，在档案利用接待场所和官方网站公布相关信息，创新档案利用服务形式，推进档案查询利用服务线上线下融合。
第四十五条 学校档案馆应为学校和社会利用档案创造便利条件。学校档案馆可以通过阅览、复制和摘录等形式，依法提供利用档案。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应无偿并优先提供。
第四十六条 特殊档案的利用。
（一）未开放档案原则上只能由档案形成部门利用。利用者需持单位介绍信和本人有效证件，必要时还须经本单位档案工作分管领导同意。利用非本部门档案，一般应经档案形成部门同意，必要时需报请相关工作分管校领导和档案工作分管校领导批准。
（二）查阅、摘录学校党委会和校长办公会会议纪要，须经学校党委（校长）办公室主任和学校党委书记或校长两级审批；
（三）涉及未公开的技术问题，须经档案形成单位或者本人同意，必要时报请相关工作分管校领导和档案工作分管校领导审查批准；
（四）利用秘密级档案的，需经档案形成单位领导同意，档案馆领导审批后方可利用。利用机密级档案的，需经档案形成单位领导同意，档案馆领导审批后，还须经学校保密工作部门批准方可利用。绝密级档案原则上不提供利用，确需利用的，必须经原制发机关审批同意后利用。
（五）利用个人寄存的档案，档案馆如需向社会提供利用，应征得寄存者同意。
第四十七条 学校档案馆应编制必要的检索工具，提供开放档案目录、档案馆指南、计算机查询系统等，为档案利用者创造便利条件。
第四十八条 学校档案馆提供利用的档案，应当逐步实现以复制件代替原件。数字、缩微以及其他复制形式的档案复制件，载有档案保管单位签章标识的，具有与档案原件同等的效力。
第四十九条 学校档案馆应积极开展档案的编研工作。
（一）出版档案史料和公布档案，应经档案形成部门同意，由档案工作分管校领导批准，必要时报请校长批准。
（二）利用馆藏档案，用于展览、发表、出版等，必须标明档案来源于菏泽学院档案馆馆藏，且不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。
第五十条 学校档案馆应采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。如有条件可在相关专业的高年级学生中开设有关档案管理的选修课。
第六章 档案信息化建设
第五十一条 学校将档案信息化工作纳入学校信息化建设规划，统筹落实相关经费，积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、校内各业务系统等相互衔接，有序开展馆藏档案数字化工作，逐步实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档。
第五十二条 学校档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用；积极推进传统载体档案数字化，并对档案原件妥善保管；开展文字、语音、图像识别工作，加强档案资源深度挖掘和开发利用。
第五十三条 学校档案馆应当积极创造条件，按照国家有关规定建设、运行维护数字档案馆，提升档案信息化水平，为不同网络环境中的档案数字资源的收集、长期安全保存和有效利用提供保障，实现对电子档案的全过程管理。
第五十四条 各立卷部门应采取管理措施和技术手段保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，符合以下条件：
（一）形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠；
（二）全过程管理符合有关规定，并准确记录、可追溯；
（三）内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合规范要求。
电子档案与传统载体档案具有同等效力，档案馆可依据电子档案出具加盖档案证明专用章的证明材料。电子档案的管理执行国家有关规定。
第五十五条 各立卷部门移交的电子档案应符合相关规范，通过符合国家关于网络安全、数据安全以及保密等规定的网络及系统环境进行在线移交。不具备在线移交条件的，应将相关文件进行系统整理后，通过符合安全管理要求的存储介质向学校档案馆移交电子档案。
第五十六条 学校档案馆应当在接收电子档案时进行真实性、完整性、可用性和安全性等方面的检测，经监测合格后方可接收入库；检测不合格时，应将所移交的电子档案及检测结果信息一并退回，由移交单位重新组织移交。
学校档案馆应当采取管理措施和技术手段保证电子档案在长期保存过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。
第五十七条 学校档案馆对重要电子档案进行异地备份保管，应当采用磁介质、光介质、缩微胶片等符合安全管理要求的存储介质，定期检测载体的完好程度和数据的可读性。异地备份选址应当满足安全保密等要求。
学校档案馆可以根据需要建设灾难备份系统，实现重要电子档案及其管理系统的备份与灾难恢复。
第五十八条 学校档案馆和各立卷部门开展传统载体档案数字化工作，应当符合国家档案主管部门有关规定，保证档案数字化成果的质量和安全。
第五十九条 学校档案馆应会同具备电子归档条件的单位，逐步推进档案综合管理系统与各电子档案形成单位业务系统互相衔接。具备电子归档条件的单位，应配备专人负责本单位电子文件的归档。
第六十条 学校档案馆和校内各单位应协同推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨校区、跨部门共享利用。
第七章 督导与追责
第六十一条 学校建立档案工作督导检查制度，对各单位的档案工作进行检查评估，对未能按照归档范围归档及未能按质按量完成档案工作的单位和个人，予以校内通报批评。
第六十二条 有下列行为之一的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处理或处分；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任；造成财产损失或者其他损害的，依法承担民事责任。
（一）丢失属于国家所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、复制、公布属于国家所有的档案的；
（三）买卖或者非法转让属于国家所有的档案的；
（四）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；
（五）将档案出卖、赠送给外国人或者外国组织的；
（六）不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的；
（七）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；
（八）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的；
（九）档案工作人员玩忽职守，造成档案损毁、灭失的；
（十）其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附 则
第六十三条 本办法自公布之日起施行。《菏泽学院档案管理暂行办法》（菏院政字〔2008〕23号）同时废止。
第六十四条 本办法由学校授权档案馆负责解释。
