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第一章　总　则

第一条　为加强菏泽学院（以下简称学校）重大活动和突发事件档案科学管理，确保档案完整、安全与有效利用，更好地服务和推进学校治理体系和治理能力现代化，根据《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第四十七号）及实施办法、《重大活动和突发事件档案管理办法》（国家档案局令第16号）、《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）、《山东省档案条例》等法律法规和规章，结合学校实际，制定本办法。

第二条　本办法所称重大活动和突发事件档案，是指在学校重大活动和应对突发事件过程中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、照片、录音、录像、电子文件、实物等不同形式、载体的历史记录。主要包括：

（一）纸质文件材料（包括各种文件、讲话、记录、宣传报道、题词等重要文字材料）及相应的电子文件；

（二）录音光盘（带）、录像光盘（带）；

（三）照片及文字说明；

（四）有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖牌等；

（五）其他具有保存价值的材料。

第三条　重大活动和突发事件档案工作应当遵循统一领导、分类实施、统筹协作、集中管理的工作原则，维护档案完整与安全，推动档案利用与开发，为学校发展和突发事件应对活动提供文献参考和决策支持，涉及国家秘密的档案管理应当同时符合保密管理相关规定。

第二章　重大活动和突发事件的范围

第四条　本办法所称重大活动是指由学校及各部门主办、承办或参与的，对党和国家、学校具有重大意义、重要影响或者创新举措的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动，应当包括但不限于以下内容：

（一）党和国家领导人来学校视察、考察活动；省部级领导重要的视察、调研活动；

（二）外国元首、政府首脑等高级政界人士和境外各界知名人士、友好团体来校参观、访问、考察、演讲、讲学等重要外事活动；

（三）国内知名人士在校开展的重要活动；

（四）上级部门对学校各项工作的考核、评估、验收活动；

（五）学校主要领导出席的重要国际、国内活动：

（六）学校及各部门主办、承办或参与的重要国际性、全国性的会议、赛事：

（七）学校召开的党代会、教（工）代会、团代会、学代会，重点学科评估、重大科研课题开（结）题等重要校内会议；

（八）学校及各部门主办、承办的以重大事件、重大纪念日、重要人物为主题的纪念、庆典活动：

（九）校地合作的重要活动；

（十）学校重大项目开工、奠基、落成（竣工）等；

（十一）对学校具有重大意义或重要影响的其他活动。

第五条　本办法所称突发事件是指突然发生，造成或可能造成严重社会危害，严重影响学校声誉、师生安全和正常的生活学习，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等。

（一）自然灾害。主要包括对学校建筑设施、师生员工人身安全造成危害的地震、地质灾害，暴雨、冰雪、大风、雾霾等气象灾害。

（二）事故灾难。主要包括涉及学校的火灾事故、危险化学品事故、民用爆炸物事故、实验室安全事故、道路交通事故、建筑施工事故、基础设施和公用设施事故、大型群体活动公共安全事故，以及学校周边突发的涉及学校的各类安全事故等。

（三）公共卫生事件。主要包括涉及学校的传染病或群体性不明原因疾病事件、食品药品安全事件、群体性中毒感染事件，以及其他严重影响师生员工健康与生命安全的事件。

（四）社会安全事件。主要包括涉及学校的群体性事件，恐怖袭击事件，治安事件，刑事案件，网络安全事件，信息安全事件，民族宗教事件，涉外事件，师生非正常伤亡、失踪等可能会引发影响学校和社会安全稳定的事件等。

（五）影响学校安全稳定的其他突发事件。

第三章　工作职责

第六条　学校档案工作委员会协调解决重大活动和突发事件档案管理工作中的重大问题。重大活动和突发事件档案管理工作所需经费列入学校预算。

第七条　学校档案馆为全校档案工作的主责部门，负责督促、指导、检查责任部门重大活动和突发事件文件材料的积累、整理和归档工作，并做好集中保管、编研开发以及提供利用工作。学校档案馆可以根据需要，提前介入重大活动和突发事件工作，并采取拍照、录音、录像等方式直接形成重大活动和突发事件档案。

第八条　学校档案馆、责任部门应当建立重大活动和突发事件档案工作统筹协调、各部门分工负责的工作机制，完善工作情况通报制度，协同推进重大活动和突发事件档案工作。

第九条　重大活动和突发事件的办理或应对部门，或者专门设立的临时机构（以下统称责任部门）在制订实施计划或制定应急预案时应当同时制订档案收集、整理方案，明确重大活动和突发事件档案管理的责任人员，按照工作程序和要求形成归档文件材料，并负责相应档案的收集、整理，向学校档案馆移交。

（一）重大活动和突发事件由责任部门负责收集、整理、立卷、归档；

（二）责任部门为一个单位的，归档工作由该单位负责；

（三）责任部门分为主办单位、协办单位的，归档工作由主办单位负责。协办单位应当及时整理本单位在重大活动和突发事件中形成的各类档案材料，并在重大活动和突发事件结束之日起1个月内向主办单位汇交；

（四）责任部门为多个单位联合开展工作的，归档工作由学校档案馆直接负责。各单位应当及时整理本单位在重大活动和突发事件中形成的各类档案材料，并在重大活动和突发事件结束之日起6个月内向学校档案馆汇交；

（五）责任部门为临时机构的，归档工作由临时机构负责。

第四章　管理要求

第十条　责任部门应当加强对重大活动和突发事件档案工作的组织领导，同重大活动和突发事件工作实行同步管理。责任部门可以根据工作需要，让学校档案馆提前介入，指导做好文件材料的积累、保管和归档工作。

责任部门应当明确重大活动和突发事件档案工作要求，落实工作责任人，按照要求形成归档文件材料。采用业务系统办理业务的，业务系统应当支持形成符合要求的归档文件材料。

第十一条　责任部门应当在重大活动和突发事件应对工作结束后，及时将归档文件材料交由本部门档案员整理、保管，确保文件材料的齐全、完整和安全。

第十二条　责任部门应当将重大活动和突发事件中形成的下列文件材料纳入收集范围，做到应收尽收、应归尽归：

（一）领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记、宣传报道，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；

（二）照片、录音，录像等材料及相应文字说明；

（三）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；

（四）印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物档案；

（五）其他具有保存利用价值的文件材料。

第十三条　责任部门应当将重大活动和突发事件文件材料纳入本单位文件材料归档范围和档案保管期限表统一管理。责任部门为临时机构的，应当制定文件材料归档范围和档案保管期限表，经学校档案馆同意后施行。

第十四条　责任部门应当按照相应门类档案整理规则对重大活动和突发事件文件材料进行组件（卷）、分类、排列、编号和编目等整理工作，并按要求及时归档。确有必要的，可以设立专题进行管理。重大活动和突发事件档案不论是否设立专题进行管理，都应当建立专题目录。

第十五条　重大活动和突发事件档案原则上独立构成全宗，如因特殊情况不便于独立构成全宗的，需报学校分管档案工作的领导批准。学校档案馆应建立重大活动和突发事件档案数据库。

第十六条　重大活动和突发事件档案按照下列要求确定全宗设置：

（一）责任部门为一个单位的，形成的档案纳入本单位档案全宗进行管理；

（二）责任部门分为主办单位、协办单位的，形成的档案纳入主办单位档案全宗进行管理。存在多个主办单位或者分主办、承办单位的，形成的档案纳入承担活动主要工作的单位全宗进行管理或者协商确定；

（三）责任部门为多个单位不分主次、联合开展工作的，形成的档案分别纳入各单位全宗进行管理；

（四）责任部门为临时机构的，形成的档案纳入新设全宗或临时机构的主管单位全宗进行管理。

档案全宗设置产生争议的，由相关单位提交学校档案馆予以处理。

第十七条　学校档案馆应当加强与重大活动和突发事件责任部门的联系，及时掌握重大活动的有关情况，督促责任部门按时移交重大活动和突发事件档案。

责任部门应当在重大活动和突发事件应对工作结束后6个月内，收集整理好各类载体的档案向学校档案馆移交保存。经学校档案馆同意，可以提前将移交保管。因特殊情况需要延期移交档案的，须经学校档案馆同意。责任部门为临时机构的，应当在临时机构停止工作前向学校档案馆移交档案。责任部门应当对移交进馆档案进行开放审核，并在移交时附具意见。

第十八条　学校档案馆应当按照国家有关规定接收重大活动和突发事件档案，并建立征集制度，通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案，充实重大活动和突发事件档案资源。

第十九条　向学校档案馆捐赠、寄存重大活动和突发事件档案的单位和个人，可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，并可以无偿利用其捐赠、寄存的档案资料，学校及档案馆应当维护其合法权益。

第二十条　重大活动和突发事件的涉密档案，应由责任部门提交学校保密办审定后，按照有关法律、法规的规定，严格对照保密要求进行管理，保密期限内不得对外开放。

第二十一条　学校档案馆应当按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，不断提升重大活动和突发事件档案工作的信息化管理水平。

第五章　档案利用与开发

第二十二条　学校档案馆应当积极推进利用工作，编制检索工具、建立检索系统，不断提升信息化管理水平，为重大活动和突发事件档案利用创造条件。按照国家和学校规定向单位或个人提供档案利用服务。

第二十三条　学校档案馆应当完善重大活动和突发事件档案专题数据库建设，加大对重大活动和突发事件档案资源开发力度，通过档案编研、陈列展览等形式，充分发挥档案价值，并为重大活动和突发事件应对提供决策参考。

第六章　奖励与处罚

第二十四条　对在重大活动和突发事件档案工作中做出突出贡献的单位或者个人，按照学校有关规定给予表彰、奖励。

第二十五条　对在重大活动和突发事件档案工作中，存在将档案据为已有、不按规定向学校档案馆移交档案，损毁、丢失或擅自销毁档案，违反国家保密规定行为的单位或个人，将按照国家和学校有关规定予以处理。

第七章　附　则

第二十六条　本办法自印发之日起实施。

第二十七条　本办法由学校授权档案馆负责解释。

附件：1.重大活动和突发事件档案归档说明书

2.重大活动和突发事件档案归档目录

3.重大活动和突发事件档案收集清单

附件1

重大活动和突发事件档案归档说明书

附件2

重大活动和突发事件档案归档目录

活动（事件）名称：               承办单位：

归档人：          接收人：            归档时间：

填表说明：“单位负责人签字”栏由承办单位领导填写“某活动（事件）材料归档齐全”并签字；如有缺失，填写缺失内容并签字。