各单位，各部门：

《阜阳师范大学采购项目档案管理暂行办法》已经2024年11月5日校长办公会研究通过，现印发给你们，请遵照执行。

                                                          阜阳师范大学

                                                             2024年11月11日

阜阳师范大学采购项目档案管理暂行办法

第一条 为加强采购项目档案管理，保证采购项目档案的系统性、完整性，根据《中华人民共和国政府采购法》《安徽省政府采购项目档案管理暂行办法》《阜阳师范大学采购管理办法》等有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称采购项目档案，是指学校开展采购活动时，依法依规必须保存的有关文字、数字、图纸、图表、声像等不同形式的各种记录材料及配套的电子文档，包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收文件、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料等。

第三条 本办法适用于政府采购、学校统一采购以及备案限额以上的自行采购等采购项目档案的收集、整理、归档、保管和利用等活动。

第四条 采购项目档案作为反映采购活动的真实记录，有重要的凭证作用，应当依法保存，不得伪造、变造、隐匿或者随意销毁。其内容必须准确、齐全、完整，并能真实反映采购活动的过程。任何人不得占为己有或拒绝归档。

第五条 国有资产管理处指定专人负责采购项目档案的整理、分类、保管和利用等工作。

第六条 采购项目执行过程中，采购经办人员应认真收集并妥善保管采购文件材料；项目采购文件材料未移交国有资产管理处前，由项目单位对项目材料的真实性、完整性、有效性负责并妥善保管，移交后由国有资产管理处负责。

第七条 采购项目档案的保管期限定为永久和定期两种。政府采购招标项目，或者有重要意义的采购项目，需长久查考利用的文件材料，列为永久保管；政府采购非招标项目，在较长时期内有查考利用价值的文件材料，保管期限至少为15年；非政府采购项目，保管期限至少为10年。

采购项目档案的保管期限，从立卷的第一天算起。

第八条 采购项目档案的利用：

（一）严格查阅、借阅档案的审批手续，因工作需要确需查阅或借阅档案时，应遵守和执行国家有关保密规定和纪律，填写《阜阳师范大学采购项目档案利用申请审批表》，经审批后方可查阅或借阅。借阅档案时间原则上不得超过3天，借阅期间，所借档案的真实完整、保密安全等由借阅人负责。

（二）凡查阅或复印的，必须由档案管理人员抽调项目档案，交查阅人现场查阅。需要复印的，由档案管理人员按指定页码复印，并加盖采购项目档案管理专用章。

（三）借阅档案归还时，档案管理人员必须按页码核查档案，并办理归还手续。

（四）查阅或借阅的档案不得拆卷、抽页、涂改、转借，应按期归还，防止丢失和信息外漏。

巡视、审计工作以及上级有关部门检查、调查等急需调阅采购项目档案的，可以简化审批手续，不再填写利用申请审批表，但档案管理人员应做好登记记录。

第九条 采购项目档案管理人员和使用者应严格遵守档案管理的有关法律法规和规章制度，任何单位和个人不得抽取、篡改、转借、损坏、伪造档案。

第十条 违反采购项目档案管理规定，给学校、供应商或个人造成损失或致他人不当得利的，或违反有关政策和规定造成不良影响的，由相关责任人承担相应责任。

第十一条 采购项目档案管理人员因岗位调整，应当按照规定移交采购项目档案资料，不得擅自处置。

第十二条 涉密项目的采购档案管理同时按照国家有关保密法律法规执行。

第十三条 由各单位自行组织的备案限额以下的采购项目档案，可参照本办法自行归档管理。

第十四条 本办法由国有资产管理处负责解释，未尽事宜按照国家有关规定执行。

第十五条 本办法自印发之日起施行。

附件：1.阜阳师范大学采购项目归档文件材料移交清单

       2.阜阳师范大学采购项目档案利用申请审批表