校属各单位：

根据教育部《高等学校档案管理办法》《长沙理工大学档案管理办法》，上半年，各单位需收集、整理和移交上一年度归档文件材料。为使此项工作顺利进行，现将相关工作安排如下：

一、归档范围

1、各部门从2018年1月1日至2018年12月31日生成的各种载体（如纸质文字图表、照片、音视频和实物等）材料；跨年度完成的反映2018年工作的材料。具体范围请参照《长沙理工大学档案归档范围及保管期限》执行。

2、各部门应向档案馆移交而未移交的2018年以前的档案材料。

二、归档要求：

 1、校属各单位分管档案工作领导负责组织本单位人员，认真梳理本单位在2018年度各项工作中形成并办理完毕的有价值的各类材料移交给本单位部门兼职档案员。部门兼职档案员根据学校档案工作相关规定进行立卷整理。任何单位或个人不得将应归档材料据为己有。

 2、归档文件材料应是原件，材料务必内容真实完整、用纸规范、手续齐备（需盖章的应盖章，需签字的应签字），部门兼职档案员要逐卷逐件检查，按要求顺序进行整理。

 3、目录打印为一式二份，其中一份放档案盒内保存，一份作为档案馆归档文件目录汇总，需加盖移交单位公章，且有单位领导、移交人签名，同时报送相应电子文档，电子文档须注明与纸质档案相符的标题及时间。各“件”上的档章号由档案馆检查后再组织盖制。

  4、应归档的声像（视频、照片）、实物档案须标明题名、时间、地点、人物等要素。

5、档案馆档案管理系统正在测试中，档案归档材料范围及保管期限有部分调整，2019年度档案将按新办法收集，届时档案馆将进行专题培训。

6、归档截止时间：2019年6月30日前。

三、移交时间与地点：

老校区办公大楼7楼711室   联系人：周静  电话85213087

                                      校档案馆

                                二0一九年五月二十七日