云南大学是云南省唯一一所被列入国家“211工程”建设的重点综合性大学，在科学管理、人才培养、科学研究诸方面的改革、建设、发展要努力为地方起到示范带头作用，经过“九五”建设打下了坚实的基础，学校整体实力获得了跨越式发展，“十五”建设也进入了全面实施阶段。

档案管理作为学校一项重要的基础性管理工作，一直得到学校领导的重视和支持。2001年以来，在全校档案工作规章制度的健全、档案专兼职队伍建设的加强以及档案馆用房面积的增加方面给予了很大支持。在档案馆应用计算机管理（包括局域网、专用服务器和软件等）、购置现代化办公设备（包括数码复印机、照相机和照片处理系统等）、库房环境改造研究单列投入了数十万元的建设经费。本学期，在学校网络化办公的建设中把档案馆作为试点单位，大大加快了档案馆的信息化建设速度。

今年6月，学校正式将“档案信息化” 增列为“211工程”“十五”建设子项目，并已决定投入专款50万元为档案馆购置信息化建设急需设备，按照工程管理模式，签定项目合同书展开建设。近日，经过与学校相关技术部门研究，初步制定了“云南大学档案信息化建设构想及拓卜设计方案”。该方案的主要内容是在学校自动化办公网络条件下，实现文档一体化电子档案、职能部门业务数据档案以及馆藏数字化档案由档案专用服务器管理，建立“云南大学档案信息数据仓库”，在此基础上发挥档案信息检索利用（授权）、编研开发、决策咨询的功能。为了确保数字化档案信息的安全管理，档案馆将配置数台双网卡工作站分别与学校办公网络（外网）和档案馆局域网（内网）连接，内网各办公终端计算机（包括馆藏档案数字化设备）则通过内网集线器直接与档案专用服务器相连接，向外网服务器发布非保密档案共享信息通过双网卡工作站来完成。值得强调的是，在实现“文档一体化”管理的同时还必须保证相应纸质档案的归档，以保证档案的法律凭证作用不受影响。

在设备保障方面，需要大容量专用服务器、高性能自动备份光盘库、速度较快的双网卡工作站、内网办公终端计算机、扫描仪（高速）、打印刻录机以及声像处理系统等，配置文档一体化和数据仓库管理等软件。

上述方案的实施将取得如下效益：“文档一体化”系统确保学校网络办公形成的电子文档随办随归和安全管理；“云大档案信息库”的建成，能够为学校的科学化、高效率的管理提供共享信息支持；为档案信息的进一步开发和广泛地提供利用创造良好条件；初步实现云南大学档案管理的现代化目标，推动学校的信息化进程。