党委宣传部  陈黎

各位领导，各位同仁：

感谢会议给我们提供了一次向各兄弟部门学习的机会，我受宣传部的委托，将一年来我们的档案工作情况向各位作一个简要的汇报。

档案工作平时不起眼，也不引人注目，但档案工作又是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的起依据凭证和延续历史作用的极其重要的工作。宣传部的归档立卷是从1995年开始的，十几年来，宣传部档案管理工作从无到有，一步一个台阶，实现了档案管理的稳步发展。1998-1999年度年被评为云南大学档案管理工作先进集体二等奖；2000-2001年度被评为云南大学档案管理工作先进集体三等奖；2003-2004年度年被评为云南大学档案管理工作先进先进个人；过去两年，我们部门按照上级部门和学校档案馆的部署，档案工作在部门领导和全体工作人员的支持下，围绕学校、部门的宣教任务，求真务实，积极做好档案工作，较好地完成了档案工作的各项任务，使部门的档案管理工作出现新的局面，获得了2004-2006年度云南大学档案管理工作先进集体一等奖。

首先,领导重视是做好档案管理工作的关键。宣传部主要领导非常重视和关心档案工作，可以说，从宣传部作为立卷单位以来的几任部门领导对档案工作的意识都非常强，一是对档案工作的重要性统一认识，要求部门工作人员从对党、从对国家、对学校负责的高度，深刻认识档案安全的重要性，自觉从思想上、行动上确保把档案工作放在重要位置。          二是要求我们档案管理人员积极参加上级部门组织的业务培训和工作会议，给予时间上的保障，经费上的支持。凡是档案馆安排的工作会议和业务培训，不管部门工作有多紧，都要求我们档案管理员参加。所以，每一次会议和培训我们档案管理员都没有缺席过，包括参加一个月“档案工作上岗证”的培训，使我们档案管理员得到了系统的学习，做到部门档案管理员持证上岗；三是做好部门档案管理的硬件建设工作。这些年来，宣传部办公室几次搬迁，但不管搬到哪里，部门领导都是首先考虑档案的存放管理问题，购买最好的档案文件柜，置放在办公室最安全的地点。四是作为部门领导，带头积极学习有关档案管理方面的知识和要求，并向部门全体工作人员提出明确要求,将各自的工作与档案的收集、分类和整理相结合，配合档案管理员做好档案工作。

其次，建立健全了部门档案工作管理的各项规章制度。为加强档案的安全保管工作，在建立健全档案安全制度在总结以往档案管理的经验的基础上，制订了具体的档案工作规范，2006年重新修订了部门档案工作制度，健全了档案收集分类、档案借查阅、档案统计等管理制度。一是进一步明确了各类档案归档范围，在部门内部定期催缴应该归档的各类档案，定期对部门的档案进行核对（每两个月进行一次），发现问题及时与责任人联系，避免发生档案漏规的现象，也从未因一人影响整个部门的档案工作。二是规范了部门档案文本文件的制作程序，如文件的原稿、修改稿、定稿、批文等整个过程都要按归档文件的要求来做，从纸张、修改用的笔、装订用的订书钉都做了统一的要求。对于规范部门归档文件的制作，宣传部也是经过了一个过程的，以前宣传部的工作人员改宣传稿，特别是校报编辑部修改新闻稿件形成了一个习惯，为了显目都是用红色的笔而且是用毛笔沾红色的墨水在原稿上修改的，虽然已跟部门工作人员讲过存档的要求，但是大家的意识不强，很多时候还是按老习惯，或者是只管方便和顺手，在改稿和拟稿时不注意规范用笔。我记得宣传部刚开始立卷存档的头一、二年，存档文件的原稿上布满了用红笔修改的痕迹，想要用黑笔涂描弥补一下都不可能。经过部门领导在大会、小会上的强调，我们档案管理员的监督，这种情况有了很大的改变。但是偶尔还是会出现用笔不规范的现象，比如领导在签批文件的时候用浅色墨水的笔，看文件的时候在一些重要的文句下面用红笔勾画等，为了杜绝这种现象，作为档案管理员想了很多办法：在给领导送批文的同时也递上一只黑墨水的笔；对需要审阅批改的文件，提醒领导不要用带颜色的笔；对于部门内部采取不购买颜色笔，红墨水等办法，从源头上防止不规范现象。（后来，存档文件要求用不锈钢书钉时，宣传部也及时将所用书钉购买成不锈钢书钉，这样可以避免存档时重新拆订对文件损坏，保持文件清洁美观，还省时省力）。三是时刻牢记“档案安全，责任重于泰山”，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，对涉密文件按照密级，严格按照国家有关档案工作的法律法规，分别存放，严格管理。因宣传部的工作性质，各个密级的文件都会涉及到，针对这些绝密级和秘密级的文件的管理，部门也作了相应的规定：文件用专门的文件柜存放；文件不允许带出办公室；需要上交的文件在部门领导批阅或者处理完以后及时上交；存档的文件严格管理，需要查阅及时查阅及时存柜，并按规定存档；对部分带密级的但不需要存档的材料严格按照程序做好鉴定、登记工作，定期销毁。保证档案不丢失、不损坏，档案信息不失密、不泄密。

第三，从宣传的角度，全方位收集档案、材料，为学校教学、科研、管理工作的检查、评估提供支持。随着学校的发展，宣传工作职能的扩展，需要收集的档案、材料猛增，凡是各类报纸、杂志、电视、网络等登载的有关学校的信息，各学院、各单位有关宣传思想工作教育、法制教育、学生活动、校园文化建设等方面的情况，都是我们收集的范围，涉及的材料包括大量的图片、文章、下载文稿，刻录碟、复印件以及部分实物，我们根据实际，按时间、场景，在收集原始资料时力争信息全面、准确，及时进行整理。根据性质严格分别分类，该上交学校档案馆存档的按照规定上交学校档案馆保存。其余材料也按照规范建立部门文件档案，到2007年底为止，已建立部门档案67合共2千多件。这些文件材料的利用率非常高，学校的很多部门在接受上级单位工作检查和撰写材料时都可以作为支撑材料和凭据材料。

       第四、创造条件抢救珍贵历史音像档案。宣传部新闻中心目前有100多合录像带，这些录像带记录了学校从20世纪70年代以来学校所发生的重大事件，记录了学校一些有名的专家学者的珍贵资料和镜头，由于各种原因和当时的条件限制，这些录像资料没有进行存档。2000年以后，学校机构改革将原学校电视摄编室并入宣传部。部门领导意识到这批录像资料的重要性和珍贵性，2006年，宣传部现任部长和副部长经过多方努力，为抢救这些资料争取到了经费和设备，并由副部长牵头，指定专人开始整理、刻录这些资料。

以上是宣传部在档案工作方面所做的工作，我们所取得的成绩，是在上级主管部门的领导下，是部门领导的重视、支持和全体部门工作人员共同努力的结果。

当然，在我们的工作中还存在一些不足，需要我们改进，主要是：

1、 在日常工作中，有时会出现归档不够自觉主动，归档质量不好的情况。

2、 还要加大声像实物档案的收集力度。

3、 加强与各单位各部门之间的合作交流。

4、 还要进一步规范归档工作。

通过这次交流，看到了自己的不足，也明确了今后努力的方向。我们一定更加努力工作，让部门的档案管理工作迈上新的台阶。