——在云南大学2004—2005年度档案工作暨先进表彰会上的讲话

校党委副书记  游庆章  

（ 2006年   5月   24日 ）  

同志们：  

    在刚刚过去的“十五”期间，我校档案工作在省教育厅、省档案局的领导、指导下，全体专兼职档案工作者牢记使命，不断开拓创新，使我校档案队伍不断壮大，档案信息化建设成绩喜人。2005年是承上启下的关键一年，为我校“十一五”档案工作的发展打下了良好的基础。  

  一、一年的工作回顾和总结  

    （一）编制完成了云南大学档案工作“十一五”规划  

    “十一五”时期，是全面建成小康社会承前启后的关键时期，是把云南大学初步建设成为西部一流、国内先进、国际知名的高水平综合性大学的关键的五年。编制好档案工作“十一五”规划，对加快档案工作自身发展，更好地为全面建成小康社会和学校的发展目标服务，具有十分重要的意义。《全国档案事业发展“十一五”规划》已列入国家发改委“十一五”专项规划编制目录，云南省人民政府信息化领导小组已将档案信息化建设纳入了全省“十一五”信息化建设的重要内容，省政府信息办和省档案局已将云南大学列为全省档案信息化建设的试点单位；省教育厅也将云南大学档案信息化建设列为全省高校的试点单位。同时，学校也将《云南大学档案工作“十一五”规划》纳入了学校“十一五”规划的总体安排中，充分体现了学校对档案工作的重视和支持，有利于加强学校对档案工作的领导，有利于推进档案事业与高教事业的协调发展。  

    在今后的五年中，档案馆将按照全国档案工作“十一五规划”和学校“十一五规划”的要求，切实把“三个代表”重要思想落实到档案工作、行政管理和保管利用，以及文物管理的各项具体工作中去，以科学发展观为指导，以创新求发展，以发展促服务。坚持以“管理”为基础，“服务”为方向；坚持依法治档、科技兴档。在依法实现学校档案集中统一管理的同时，依靠现代化手段加快档案信息化建设，加大档案工作为教学、科研、管理和师生员工服务的力度，建立完善适应我校发展需要的档案管理体系。找准档案工作的切入点，努力实现四个转变，即：从纸质档案向电子档案与纸质档案并重转变；从被动服务向主动提供服务转变；从利用原始档案向深入开发档案信息转变；从仅强调服务向管理与服务并重转变。  

    根据以上指导思想，我们提出了 “十一五”的奋斗目标，即：实现档案工作与高等教育发展需要相适应，进一步完善档案工作的行政管理职能，实现和强化档案馆依法集中统一管理学校档案、全方位提高档案信息服务的功能，在全面加强档案资源建设的同时，坚持以人为本，服务大局、服务社会、服务师生；通过公开现行文件提供利用，促进校务信息公开；采用先进的管理理念及技术，对文件、档案资源实行科学管理，建立档案数据仓库，形成档案信息中心；努力实现档案管理的现代化，通过文档一体化和加速档案数字化、利用网络化进程，实现历史档案与未来档案的有机链接，实现传统管理模式向现代化管理模式的跨越；以数字档案馆为新的发展形态，适应信息社会对档案工作的必然要求，推动档案事业的可持续发展。   

    （二）加快档案信息化建设，推动档案现代化管理  

    作为学校“十五”“211工程”信息化建设子项目的档案信息化建设项目的执行单位，档案馆继续开展了以下工作：  

    1、搭建档案管理信息系统平台，完善档案局域网建设，配合信息研究所不断完善“文档一体化”管理软件。  

    2、继续加快馆藏档案数字化工作，利用高速扫描仪进行档案全文数字化处理，到2005年末，已完成数字档案5020盒，文件65213件，481319页，目录148285条。  

    3、试行“利用网络化”应用，对通过“文档一体化”和“馆藏数字化”积累的数字档案进行开放鉴定和上网，在学校办公网内实行授权网上利用数字档案的服务。目前馆藏1980年以来的主要档案已实现全文数字化，通过审核，确定了第一批上网信息，今年可实现在校园网上利用。  

    4、结合档案信息化建设工作及我馆工作实际，完成了档案馆网站的升级工作，并顺利通过学校信息化工作组的验收并获得好评，到本学期末运行良好。  

    5、在开展档案信息化实践的过程中，档案馆对档案信息化的理论、系统应用和子项目建设方案也开展了创新性研究，在档案行业取得理论创新的突破性成果和系统应用的成功示范。 

    （三）、加强档案管理工作网络和队伍建设，搞好一年一度的归档和检查评比工作  

    到2005年12月，全校共有归档单位75个,有专兼职档案干部100余人，其中档案馆专职档案人员10人；每个归档部门都明确了一位领导分管档案工作，配备一至二名专兼职档案管理人员。各单位档案工作基本做到了有领导、有计划、有总结、有职责。  

    从2003年起，档案馆对专兼职干部强化了知识更新和业务培训工作，建立了上岗培训和持证上岗制度。本年度，为配合文档一体化管理信息系统的运行，做好电子文件的归档工作，档案馆举办了全校专兼职档案员的“档案信息化建设”培训，通过理论学习、上机操作和考核，专兼职档案员掌握电子档案归档方法。去年，全校共归档各类档案4752盒，28054件，照片3000多张。  

    此外，坚持做好每年一度的年检和表彰工作。2005年，档案馆根据国家对档案工作新的要求，结合我校多年档案工作年检实际，完成了《云南大学档案工作检查评比奖惩办法》的修订，经 2005年   12月   7日 第108次校长办公会通过并已向学校各学院、各单位发文实施。根据新的检查标准和评比条件，档案馆认真组织了评审小组，评选了11个档案工作先进单位，10名先进个人。通过检查评比，各单位都能从中找出问题，找出差距，从而推动了我校档案工作的发展。  

    (四)、强化服务意识、拓展服务渠道，提高服务水平  

    努力为学校教学、科研、管理及广大师生员工提供档案服务是档案馆永恒的主题，也是我校档案工作长远发展的动力所在。近年来，档案馆进一步明确了档案的价值在于利用的宗旨，增强了服务意识，拓展了服务领域，开展了各项服务工作。2005年档案馆共接待校内外查阅利用者978人次，提供档案1656卷次，8198件次，其中为毕业生出具成绩证明1788份，出具其它证明43份；复制档案资料共11340页。档案馆的主要服务项目如下：  

    一是为学校各单位教学、科研及管理工作提供凭证和信息；  

    二是为毕业生提供成绩、学籍证明；  

    三是为学校的基本建设的维护工作提供图纸；  

    四是为境外驻华机构及国内机构提供毕业生学籍认证；  

    五是为社会各界提供开放档案利用；  

    六是为编写校史、出版书刊提供资料和照片；  

    七是为学校教学评估工作提供原始档案。  

    这些工作的开展扩大了社会影响，同时，也促进了档案馆各项工作的发展。   

（五）、做好档案的安全、保密工作  

    确保档案的完整与安全是档案工作的重要方面，档案馆始终牢记使命，把安全工作放在首位，做到了警钟长鸣。2005年主要抓了以下几项工作：一是加强档案馆工作人员的安全教育，使安全工作深入人心；二是建立了档案馆消防档案，对档案馆工作人员进行消防安全培训；三是继续把好档案利用安全关，增强安全利用意识，完善利用手续，确保档案不丢失，不泄密；四是加强档案库房管理，切实做好档案的防火、防盗、防虫、防尘、防霉、防光、防潮、防有害气体等“十防”工作。五、严格上网信息的审查，建立了上网信息审核审批制度，确保“涉密信息不上网，上网信息不涉密”。2005年档案馆没有发生泄密事件。  

    （六）、积极做好档案的宣传教育工作  

    档案馆还充分利用“云大档案”网站和“云大档案”橱窗两块宣传阵地，积极提供档案信息、宣传法律法规，发布档案工作动态信息，展示编研成果，再现云南大学建校80多年的辉煌业绩。去年“云大档案”网站进行了全面的更新，“云大档案”橱窗共刊出6期。  

    （七）、参与高校档案的社会性工作，积极履行相关职责  

    2005年12月，我校档案馆在云南省高教学会档案工作分年会暨第五届理事会换届选举大会上再次当选为秘书长单位。我们将继续在教育厅的支持下，依靠理事会开展工作，积极做好分会的各项工作，为全省高校档案事业的发展起到了较好的推动作用。  

    二、2006年我校档案工作的主要任务和要求  

    2006年是我校本科教学工作迎评创优关键的一年，我校档案工作者要以“三个代表”重要思想为指导，牢固树立科学发展观，紧紧围绕迎评创优这个中心工作，把档案工作做实、做好。今年重点应抓好以下工作：  

    1、围绕评建创优工作，积极拓宽渠道、丰富馆藏，做好档案的收集工作  

    根据评建工作的要求，档案馆要积极协助校评估办做好教学档案的建档工作，充分发挥档案馆的专业优势，加强对教学单位的业务指导，积极做好教学档案的收集、进馆工作。同时，档案是学校宝贵的信息资源，丰富完整的馆藏是我们做好服务、提高利用层次的基础。档案的齐全收集必须围绕学校人才培养和教学科研这一中心工作开展，必须努力建设好这个档案信息库。因此，我们要进一步加强基础业务建设，拓宽渠道，丰富馆藏、优化馆藏结构。首先，档案馆要加强业务指导工作，紧紧围绕学校中心工作，积极主动开展相关档案的收集工作，保障进馆档案的规范和完整。其次，各归档单位要加强文书工作及文件材料的收集、整理工作，千方百计保证文件材料的齐全和完整。再次，档案馆要加大档案的征集力度，进一步做好名人档案和珍贵历史档案的收集、征集工作，提升馆藏档案质量。  

    2、继续加快文档一体化及馆藏档案数字化建设步伐，努力打造云南大学数字档案馆  

    目前，我校文档一体化管理系统已正式运行，档案馆要加强对电子文件归档的业务指导和培训，保证学校电子档案的完整和安全；继续加快馆藏档案数字化处理进程，加强档案共享信息的采集审核和上网工作，逐步建立系列数据库，在保证安全和强化保密鉴定的条件下尽可能多地为全校师生提供档案共享信息，逐步建立云南大学数字档案馆。  

    各归档部门要积极配合档案馆的工作，为本部门兼职档案员提供必要的计算机设备和培训所需的时间和经费；兼职档案员要认真负责做好电子档案的积累、收集、整理和归档工作，确保电子档案的完整与安全。  

    3、围绕学校中心工作，加强档案利用服务工作  

    档案利用服务是档案工作的又一个重要方面，是档案工作与学校各单位及社会联系的桥梁，因此，档案馆要增强服务意识，紧紧围绕学校中心工作，不断拓展服务领域，创新服务机制，增强服务工作的预见性和前瞻性，做好各类档案信息的开发利用工作。今年是教学迎评工作的关键一年，档案馆要积极为迎评工作提供各种档案资料，更好地为学校教学、科研、管理工作及社会服务。  

    4、切实抓好档案的安全保密工作，做到警钟长鸣  

    安全工作无小事，安全责任重于泰山，档案安全关系到学校的发展，因此，我们档案工作者必须牢记使命，从思想上、行动上把档案安全放在重要位置，以对工作和历史高度负责的态度管好学校档案。档案馆要继续加强技防能力，切实做好防火、防盗、防霉、防虫等工作；同时，正确处理档案利用与保密的关系，把好档案利用关，严格遵守档案开放利用的有关规章制度，严格执行国家《保密法》。杜绝档案泄密或被窃密事件的发生；各单位也要做好文件材料的保管和归档工作，做到文件材料不丢失、不损坏、不泄密。   

    5、进一步加强档案干部队伍建设，提供档案事业发展的保障  

    做好档案工作关键在于队伍，说到底，关键在于人。一方面，随着科学技术的发展，档案工作的管理模式由传统的手工管理模式，转向了信息化管理，档案工作者必须迎接挑战，加强学习，创建学习型管理队伍，我们的事业才能适应社会发展的要求。另一方面，档案工作是一项默默无闻的工作，档案工作者要甘于坐冷板凳，要热爱档案工作，甘于奉献，勤于思考，在平凡的工作岗位上做出不平凡的业绩。只有建立一支学习型、实干型、研究型档案工作者的队伍，才能把我校的档案事业推向前进。  

    同志们， 2006年是云南大学重要的一年，我真诚地希望省档案局、省教育厅领导继续支持和关心云大的档案工作，也真心地希望各部门、各位领导、各位专兼职档案员以受表彰的先进集体和先进个人为榜样，以“三个代表”重要思想为指导，坚持科学发展观，奋发有为，扎实工作，为云南大学的发展做出贡献。  

    谢谢大家。