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厦门大学图书资料采购与资产入库等业务办理指南
依据《厦门大学图书资料采购工作实施细则（2022年修订）》《厦门大学图书资料资产管理办法（试行）》《厦门大学图书资料合同管理细则（试行）》等学校文件相关规定，现对图书资料采购、合同签订、资产入库、财务报销等业务办理做如下重点说明：
一、办理方式
全面启用“厦门大学采购与资产一体化服务平台”（简称采资一体化平台）（链接地址：/xmu/mu_xdzc/sso/caslogin.jsp）办理图书资料采购、资产入库等手续。
二、办理流程
（一）采购申请
1.自行采购
采购预算金额人民币2万元以下的，各单位自行采购，采购完成后根据相关要求在采资一体化平台备案，预算金额人民币1000元以下的纸本资源无需在采资一体化平台备案。纸本资源采购预算金额人民币2万元（含）以上5万元以下、数字资源采购预算金额人民币2万元（含）以上10万元以下的，采购前由各单位通过采资一体化平台提交自购申请，图书馆审核通过后各单位自行采购，采购完成后根据相关要求在采资一体化平台备案。
2. 集中采购
纸本资源采购预算金额人民币5万元（含）以上、数字资源采购预算金额人民币10万元（含）以上的，各单位通过采资一体化平台提交采购申请。其中预算金额人民币10万元（含）以上的，应结合采购项目要求、预算金额、文献类型及采购方式等进行可行性论证，提交《厦门大学图书资料项目论证表》等相关材料，图书馆审核通过后，根据相关规定由图书馆或招投标中心组织集中采购。
（二）合同签订
人民币1万元（含）以上的图书资料采购应当签订合同，其中自购项目由承办单位和供应商订立合同，加盖各承办单位印章，并将合同上传至采资一体化平台备案。人民币1万元以下的图书资料自购项目，按照承办单位合同管理规定执行。
（三）资产入库
1.入库范围
图书馆和各单位资料室采购、捐赠、自建等方式获得的所有纸本资源、具有永久使用权的数字资源都应当办理资产入库手续。图书馆和各单位资料室以外的其他各单位购置的单册（套）购买价格在人民币1000元（含）以上或单次批量购买价格在人民币5000元（含）以上纸本资源，具有永久使用权的数字资源均应当办理资产入库手续。通过捐赠方式获取的图书资料的资产入库请提前联系图书馆编目部。
2.验收建账
各单位在采资一体化平台发起验收建账，填写确认财务报账信息，提交进入验收审核环节。
3.验收审核
请携带图书资料及《厦门大学采资平台采购申请表》到图书馆一楼编目部办理图书资料入库审核手续，图书馆负责审核图书资料的专业相关性、确认纸本资源的种、册数及编目批次号，在采资一体化平台完成验收入库的审核与录入。若为裸数据或可安装到本地镜像方式访问的数字资源，请提供相应数据备份文件，图书馆负责审核确认数字资源的内容及数量，并在采资一体化平台完成验收入库的审核与录入。
4.借阅使用
图书馆和院系资料室根据相关规定开放借阅使用。自2022年6月1日起，图书馆和各单位资料室以外的其他各单位自购纸质图书资料由无限借期调整为有限借期模式。首次借期为5年，可在线续借一次（续借5年），特殊情况可协商解决。各单位应当指定保管人（课题负责人或课题组成员）前往图书馆外借，若无合适保管人应当归还图书馆。使用过程中发生丢失，应按照《厦门大学读者借阅规则》等相关规定进行赔偿。
（四）财务报账
验收完成后，方可至财务处办理报账手续，报销材料包括《厦门大学采资平台采购申请表》《厦门大学资产上账单》《厦门大学验收单》《厦门大学经费报销单》、合同、发票、付款记录等。须入库的图书资料，以《厦门大学资产上账单》《厦门大学验收单》替代《厦门大学经费报销单》，不入库作为资料费支出的仍旧使用《厦门大学经费报销单》，根据要求提供相关验收材料（加盖验收单位印章）。
因特殊情况申请不做资产入库的，应当同时提供图书馆审批后的《图书资料不纳入资产管理申请表》；申请延迟入库的，应当同时提供审批通过的《图书资料延迟入库申请表》。具体要求参见《图书资料财务报账指引》。
三、办理咨询
（一）采购申请
思明校区总馆一楼采访部 李雪 电话：0592-2187620
（二）资产入库
思明校区总馆一楼121室(编目部北侧) 林杨 电话：0592-2182278 （纸本资源）
思明校区总馆一楼编目部 钟荣英 电话：0592-2182278 （数字资源）
四、常见问题
（一）如何申请延迟入库
期刊实物装订、镜像数据库安装、数字资源连续性出版等可申请延迟入库。各单位在采资平台发起延迟入库申请（发起采购申请-填写项目信息-勾选不入库或延迟入库申请），填写《图书资料延迟入库申请表》签字盖章后扫描上传，图书馆审批同意后方可执行。
（二）如何申请不入库
不作为长期保存的期刊、报纸，不予入藏的赠送文献，以及学校用于专项活动中的定向捐赠，专项学习活动中下发的批量学习材料、教材，校际交流及学术交流用书，经图书馆审批同意后，可以不登记为固定资产/不纳入图书资料资产管理。各单位在采资平台发起不入库申请（发起采购申请-填写项目信息-勾选不入库或延迟入库申请），填写《图书资料不纳入资产管理申请表》签字盖章后扫描上传，并提交图书馆审核。
（三）翔安校区如何办理纸本资源入库
验收建账申请通过后，各单位可将所需入库图书存放于思明校区总馆服务台或翔安校区德旺图书馆总服务台（留下联系方式并备注：请转图书馆编目部办理资产入库）。秉承服务优先原则，图书馆为各单位自购图书资料设置专门申报和外借通道，加急审核、编目、验收和典藏，在最短的时间内通知办理借阅手续。院系资料室请提前联系，并将图书资料直接送往编目部。
（四）如何区分数字资源货物、数字资源服务
具有永久使用权，采购后没有使用期限的数字资源，例如一次性买断某些电子书刊，合同到期后采购的内容仍然可以继续使用，则列入数字资源货物；不具有永久使用权，有明确授权使用期限的数字资源，例如授权某些电子书刊1年使用权，合同到期后采购的内容不能继续使用，则列入数字资源服务。
（五）如何判断是否为联盟采购
联盟采购是指根据DRAA或者其他图书馆行业组织已完成的图书资料集团联合采购谈判结果，向入围供应商发出邀请，综合对比服务、价格等因素或者商定价格最终确定成交供应商的采购方式。采购员根据采购项目是否已有联盟采购方案确定采购方式。若不确定是否为联盟采购，各单位在论证前，请提前联络采访部。
（六）图书资料是否包括打印、复印类资料
一般性的打印、复印类资料及其服务不在图书资料采购和资产入库范围，各类型古籍的复制和数字化等特殊项目可与图书馆联系以便确认。
五、相关文件
《厦门大学图书资料采购工作实施细则（2022年修订）》（仅限校内访问）
《厦门大学图书资料资产管理办法（试行）》（仅限校内访问）
《厦门大学图书资料合同管理细则（试行）》（仅限校内访问）
《厦门大学图书资料项目论证表（模板）》（仅限校内访问）
《厦门大学数字资源订购合同》合同范本（仅限校内访问）
《图书资料合同的审批与订立》流程图（仅限校内访问）
《纸本图书采购合同》范本（仅限校内访问）