《西安交通大学基本建设档案收集归档办法》西交建〔2015〕40号
发布日期：2016-10-20 浏览量：
- 索引号: ghjjzx/2016-1020031
- 公开目录: 财务、资产、基建及审计规章制度
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第一条 基本建设档案（以下简称“基建档案”）是反映学校规划建设工作的真实纪录，是学校档案的重要组成部分。为科学、合理、有序地管理基建档案，充分发挥基建档案在学校规划建设中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《西安市城市建设档案管理条例》，结合学校实际，制定本办法。
第二条 基建档案是指工程项目从决策、立项、规划设计、方案报批、报建，至工程项目勘察、设计、监理、施工招标、签订合同，以及工程项目施工全过程到竣工验收、交付使用，按规划建设程序完成的全部内容，期间形成的有保存价值的文件、图纸、合同、协议、纪要、影像等文字类或电子类的各种载体资料，是学校规划建设的重要依据。
第二章 基建档案的范围
第三条 基建档案主要分为以下几类：
（一）前期报建资料：在规划决策、立项审批、申报规划许可证、施工许可证等前期手续办理过程中，产生的各种报审和批复的文件、图纸等材料。
（二）勘察设计文件资料：在工程项目勘察设计阶段产生的勘察、设计、审查等相关材料。
（三）工程招投标资料、合同及结算审计资料：在勘察、设计、监理、施工及材料设备采购等招标过程中，产生的所有文件、图表及签订的各类合同、协议及工程审计报告等。
（四）工程管理及竣工验收资料：监理单位在施工过程中对项目投资、工期、质量、安全的监督、控制等具体工作所产生的相关材料。施工单位从开工建设到竣工交付全过程中产生的相关材料。
第三章 基建档案的管理职责
第四条 规划基建管理部门办公室负责基建档案的管理工作，负责督促档案的归档、保管、移交工作。
第五条 根据本制度第三条基建档案的类别，规划基建管理部门各部收集、移交档案的职责如下：
（一）规划部负责第一类前期报建资料的收集整理工作，所有前期手续办理完成后及时移交办公室。
（二）设计部负责第二类设计文件资料的收集整理工作，在设计阶段的工作完成后及时移交办公室。
（三）造价部负责第三类招投标资料及合同的收集整理工作，完成招标公示并签订合同后，整理成册移交办公室，结算审计工作完成后将审计报告移交办公室。
（四）工程部负责第四类工程管理及竣工验收相关会议纪要、总结等资料的收集整理工作，规划部配合工程消防、节能、环保等专项验收资料的收集整理工作。所有文件材料在工程项目综合验收、交付使用后及时移交办公室。
第四章 基建档案的归档要求
第六条 为使基建档案工作规范化、制度化，在与工程项目各参建单位签订的合同中，应明确档案收集、整理、移交的具体要求。工程竣工交付使用前，进行档案预验收，各参建单位项目部负责按照《建设工程文件归档整理规范》，将归档资料收集齐全、分类整理，竣工图应达到图、物相符，准确无误并加盖竣工图章，在工程竣工验收后配合建设单位向各级档案管理部门移交。
第七条 所有归档的文件材料应真实反映工程项目建设和管理的全过程。规划基建管理部门各部根据规划建设档案的管理职责收集档案，应互相配合确保档案真实有效、齐全完整。归档资料原则上必须是正本、原件，如果原件另有它用，则在复印件上注明原件存档处。各工程项目竣工资料及竣工图一式二份，一份交西安市城建档案管理部门，一份交学校档案管理部门保存。
第八条 基建档案的收集、整理、归档工作，接受学校档案管理部门的监督、检查和指导。凡须移交西安市城建档案管理部门的工程资料，其整理归档均接受城建档案管理部门的监督、检查和指导。
第五章 附 则
第九条 本办法由校园规划与基本建设管理中心负责解释。
第十条 本办法经学校规划基建工作管理领导小组审议通过，自印发之日起实施。学校其他相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。