一、需准备的材料：

1.西安交通大学研究生访学计划申请表（一份，/xjtu/mu_gs/info/1083/3776.htm）

2.研究生短期出国协议（一式四份,/xjtu/mu_gs/info/1085/4303.htm）

3.西安交通大学研究生因公出访审批表（一份，/xjtu/mu_international/info/1076/3414.htm）

4.资助证明（一份，/xjtu/mu_gs/info/1083/3777.htm，A4纸打印）
5.邀请信复印件(两份)、翻译件（一份）

6.论文首页(两份；申请人为第一作者或导师第一作者、申请人第二作者)

7.日程安排（5天之内）或超天申请（5天以上）一份（要求详见出访审批表说明）

8.会议信息汇总表（/xjtu/mu_gs/info/1083/4047.htm）

注：如为导师或其他非校管经费资助，仅需办理2、3、5、6、7五项手续。资助证明由出资方提供。

二、申请项目

1）提交以下材料电子版（单个文件大小不超过1MB）至工作信箱（gongpai@mail.xjtu.edu.cn ，以“会议申请-姓名”命名）：

*“西安交通大学研究生访学计划申请表”（完成导师、学院签字盖章，PDF格式）

*邀请信（PDF/JPEG格式）

*论文首页（PDF/JPEG格式）

*资助证明（word文档,内容填写完整）

*会议信息汇总表（Excel表格，内容填写完整）

提交申请2个工作日后，至主楼E座1310室邓老师处领取资助证明。

三、办理校内审批手续

2）交研究生院吴老师（主楼A座202室；82668991）以下材料：“研究生短期出国协议”、“西安交通大学学生出访审批表”（审核前需导师、学院签字盖章）。

3)带正式邀请信的复印件、翻译件各一份；参会论文首页一份；日程安排（5天之内）或超天申请（5天以上）一份；连同研究生院已签字的“西安交通大学学生出访审批表”，交国际处出入境办（科学馆116室，82668521）办理出国批件。（出国批件必须在出国之前办理）

4）如需在读证明，主楼A座202室门前自助打印机使用校园一卡通自助打印，A202办公室盖章。

四、借款流程

1.需先预定机票，取得机票相关信息（如：价格、账户信息等）；

2.至研究生院吴老师处申请经费（主楼A座202室，需附出国批件复印件、签证）

3.至2楼财务大厅继续办理借款手续。

借款范围：往返国际旅费，会议期间住宿费（以邀请信时间为准）。其中，机票费用为财务处转账，每人每日住宿按照财务处有关规定执行。使用“一流大学建设项目”经费。

五、报销流程 (周四下午办理)
1.面向学院、系所完成一次公开报告，撰写会议总结(模板见 /xjtu/mu_gs/info/1083/3768.htm )，提交学院负责老师留存；开具《出国项目成果报告单》（/xjtu/mu_gs/info/1083/3779.htm），学院负责老师审核，签字盖章。

2.携票据、《出国项目成果报告单》至研究生院吴老师处（主楼A座202室）办理报销手续（国内购机票者须附购票发票）。费用超出部分自理。

3.务必于会议结束回校后一月内完成报销手续。