档案馆局域网的组建

王 文 娟

目前，随着信息技术和网络技术的发展，计算机作为一种处理信息的工具、网络作为当今社会人们获取信息、知识的重要途径和手段，它们已在各行各业发挥着越来越重要的作用。 而作为储存情报信息和知识信息资源的档案，其信息的管理、开发和利用工作也正在从传统的以纸质载体为主要记录形式、以手工操作为主要工作方式的档案管理模式转变为档案管理自动化、档案信息存储数字化、档案利用服务网络化。而档案馆局域网的建立则是实现上述转变的基础。

    一、档案馆局域网的优点

局域网是指在一个较小的区域内将多个具有独立工作能力的计算机系统按一定方法连接起来，通过通信设备和线路由功能完善的网络软件实现资源共享和数据通信的系统。档案馆局域网能够将档案馆内分散设置的计算机及相应的输入输出设备（如打印机、扫描仪、刻录机等）、软件、数据库集合成一个单一的系统，以实现馆内资源共享和数据通信。档案馆局域网具有以下几个主要特点： 1) 能够使档案馆局域网内的各个计算机之间实现设备资源的共享。 2) 档案馆局域网内的任一计算机都能够根据自己的使用权限对数据库中的数据信息进行加工、存储、修改和利用。 3) 档案馆局域网内任何计算机中的资料信息，经过许可，也都可以为其它计算机用户所共享、查阅和使用。因此，档案馆局域网的建立，具有以下几个优点：

　　1、共享设备资源、节省了资金投入 在单机操作环境下，馆内每台计算机可能都要配备一台打印机、扫描仪等设备和一些管理软件，而局域网的建立，一个室、一层楼或整个档案馆可以只配备一套打印机、扫描仪或软件。避免了重复投入所造成的资金浪费。

　　2、共享数据资源，提高了工作效率 局域网的建立，实现了档案馆内联机编目、联机检索、通讯传输等共享服务，局域网内的任何计算机用户都可以按照自己的使用权限对数据库里的档案数据进行加工、存储和查询。实现了数据的一次输入多次输出，减少了多次输入易造成的差错，也避免了档案人员的重复性劳动。

　　3、实现了对重要数据的安全管理 单机环境下，对数据信息的加工、存储、备份等是在相应的计算机上分散操作和进行的，不利于数据的统一管理和安全防护。局域网的建立， 一些重要的数据如档案目录数据、档案全文数据、档案统计数据等的加工、存储和利用可以通过局域网上数据库服务器实现，因此只要针对数据库设置一些安全防范措施，如网络自动备份功能，即将目录数据及电子原文数据压缩后向软盘、光盘备份，以防止数据因系统发生故障而丢失； 设置数据库安全访问权限，即对不同的用户设置不同的数据库访问权限，各级用户必须根据自己的使用权限对数据库中的数据信息进行访问， 增强了数据操作的安全性。

　　1、  实现了档案信息资源的网上传输、检索、查阅等服务 档案馆局域网的建立以及

与外部网的联网，打破了档案馆各部门之间、档案馆与各归档单位之间、档案馆与用户之间在时间和空间上的界限，使档案信息的传输、查询、检索不受地域的影响而变得方便和快捷。如档案馆内各部门之间的信息传递和查询可从网上进行，不同部门 可根据自己的权限对数据库中的数据进行访问；归档部门可以将档案信息从网上传输给档案馆；利用者可利用系统提供的检索工具和方法，按给定的权限对档案信息进行检索、查询和浏览等。

　　二、组建档案馆局域网应注意考虑的几个问题

 　　1、档案馆局域网拓扑结构的定位 局域网上具有独立工作能力的计算机系统被称之为节点，这些节点之间相互连接的方法在网络术语中被称之为网络的拓扑结构，网络的拓扑结构是抛开网络电缆的物理连接来讨论网络系统的连接形式，它能表示出网络服务器、工作站的网络配置和互相之间的连接。局域网拓扑结构的设计与定位，是组建局域网的核心工作之一。在中小型局域网中最常用的拓扑结构有星型、总线型、总线/星型结构等。

星型结构的优点是：网络结构简单，组网容易，便于管理，故障诊断容易，可同时连双绞线、同轴电缆及光纤等多种媒质。缺点是：共享能力较差，由于通信线路总长度大，因而组网成本较高。

   　总线结构的特点是：结构简单灵活，便于扩充， 设备量少，价格低，安装使用方便，共享资源能力强。

    总线/星型结构 优点是电缆长度短，易于扩充，但不适用于节点过少的局域网。

网络拓扑结构的确定，受计算机台数和布局的影响。如果是在一间办公室内使用为数不多的计算机，（如规模比较小的档案室），通常选择总线结构。而要在一栋建筑物的一层或多个楼层中连接许多分布的计算机，而这些计算机之间的距离又比较近，（如一般单位内的档案馆等），则选择星型结构。反之（如规模较大的档案馆、档案局等），则选择总线/星型结构。另外各种网络拓扑结构的成本也不同，网络跨越的范围越大，连接网络的工作量就越大，安装费用也就越高。 因此，在筹建档案馆局域网时，应从本馆的馆藏、现有设备及其分布情况、可投入资金等各方面考虑。 组建时如果条件允许, 建议大家使用星形结构，易于今后的管理和维护。

　　2、档案馆局域网工作模式的选择  在局域网中常见的工作模式有3种：专用服务器结构（Server-Based）；客户机/服务器模式（client/Serve r）；对等式网络（Peer-to-Peer）。专用服务器结构又称为“工作站/文件服务器”结构，它由若干台工作站与一台或多台文件服务器通过通信线路连接起来组成工作站存取服务器文件，共享存储设备，文件服务器以共享磁盘文件为主要目的，对一般的数据传递来说已够用了，但当数据库系统和其它复杂的应用系统到来时，服务器的运行将变得很慢，因此产生了客户机/服务器模式。

在客户机/服务器模式中，其中一台或几台较大的计算机集中进行共享数据库的管理和存取，称为服务器，而将其它的应用处理工作分散到网络中的其它微机上去做，构成分布式的处理系统，服务器控制管理数据的能力已由文件管理方式上升为数据库管理方式，因此，该模式下的服务器也叫数据库服务器，当工作站用户需要应用程序和需要对数据信息进行检索、加工时，必须从数据库服务器获取，然后送到用户工作站上。即每个工作站对数据的存取都必须服从服务器。 这种模式的优点是：数据保密性好、管理安全，可靠性高，是数据库技术的发展和普遍应用与局域网技术发展相结合的结果。缺点是成本较高。

在对等式网络结构中，没有专用服务器。每个工作站既可以作为客户机，也可作为工作站。这种模式的优点是：价格低廉，文件管理分散，工作站资源相互之间可以直接共享，但数据保密性差。

因此，从长远来看，客户机/服务器模式无论是数据存储能力，还是数据管理能力，都具有更大的优越性。因此如果条件允许的话，建议可作为一般档案馆之首选。

　　3、档案馆局域网的基本配置  局域网主要由服务器、用户工作站、网卡 、传输介质等四个部分组成。

一台或几台较大的计算机集中进行共享数据库的管理和存取，称为服务器。服务器用来运行网络操作系统，提供硬盘、文件数据及打印机共享等服务功能，是网络控制的核心。 从应用来说，较高配置的普通486以上的兼容机都可用做服务器，但从提高网络的整体性能，尤其是从网络的系统稳定性来说，还是选用专用的服务器为宜。

目前常见的服务器操作系统主要有Netware, Unix Nt/2000和Windows三种。对一般档案馆来说，可采用一台安装有Windows NT 或Windows 2000 等服务平台的专用服务器做数据库服务器，以实现档案数据（如电子目录和电子档案）的加工、存取与查询。也可根据本馆的条件和需要采用多台服务器分别用做文件服务器、打印服务器和网络服务器等。数据库软件可选用SQL Server系列，因为不论是SQL Server7.0，还是SQL Server 2000，它们最重要的特点就是支持系统的二次开发和利用，不仅符合本系统的需要，更重要的是它能与目前用途广泛的互联网紧密集成，并对Windows 系列操作系统的全面支持，具有管理数据和保护数据的功能。

用户工作站可采用多台以Windows 98或更强平台为操作系统的电脑作为用户终端，通过运行工作站软件即档案管理系统软件，访问数据库（Server），共享资源。输入设备可采用较高分辨率的扫描仪及数码相机，用来对一些历史档案及照片档案的扫描和拍摄录入。 输出端除常用的打印机外还应配备光盘刻录机作为存储和备份大量数据的有效设备。

在档案管理系统软件的选择上，应注意把握以下几个原则：1、符合档案管理国家标准（GB）和行业标准（DA），在通用性的基础上能满足本系统的业务特点和需求；2、 有较强的对软硬件的兼容性以保证其在不同环境下的稳定运行；3、具备较强的管理功能和检索功能以实现档案的科学管理和有效的开发利用；4、要有完善的权限管理以确保数据的安全性；5、要有良好的技术支持和服务， 能够提供日后系统维护和软件升级等服务

  如我馆使用的“世纪科怡”档案管理系统3.1网络标准版，该管理系统涵盖了从文书处理到自动组卷、档案管理、打印编目、检索利用、编研鉴定等档案业务的全过程，检索方式灵活多样。其次，该软件又具有对上述功能进行灵活修改的功能，在实现通用性的同时，能满足用户个性化的需求， 如用户可以根据本馆档案分类方法及管理特点和要求来任意增添各门类的文件、档案及相关信息，自由设定各类档案的著录条目、检索条目和各类报表格式等，以适应本单位具体工作需要。 另外，该系统对软硬件有极强的适应能力，能够支持ACCESS、Sybase AnyWhere、MS SQL server、Oracle等各类数据库，可解决不同用户、机器之间数据的传输问题，实现数据资源共享。系统还具有多种备份功能，可将目录数据及电子原文数据压缩后向软盘、光盘备份，以适应不同情况下的备份需要；同时还具有方便的恢复功能，可以将备份的数据迅速恢复丢失的数据，确保数据的安全。

网卡是局域网最基本和最重要的连接设备之一，它能将工作站、 服务器连接到网络上，实现资源共享和相互通信、数据转换等。选择网卡除考虑其性价比因素外，还要注意以下几点，一是要根据组网类型选择，如局域网是通过什么介质来连接各个工作站的。二是要根据工作站选择合适总线类型的网卡。三是根据使用环境来选择 。10/100M自适应网卡由于采用了“自动协商”管理机制，可以根据相连网卡的速率自动设定网卡速度，因而可升级性较强，是目前使用较多的类型。

传输介质的选用一般是由网络的连接结构所决定的，如在星型结构的局域网中，所有的传输介质为双绞线，所有的节点都是通过双绞线与Hub进行连接的。而在总线结构中，较为完整的传输介质包括传输数段的同轴电缆、连线电缆与计算机的T型接头及连接总线两端的终端器。

另外还应注意的是：安全可靠的电源系统是网络系统可靠运行的重要保证，尤其是机房的数据库系统。如果遇到突然停电， 会造成非正常的服务器关机，从而引起数据丢失、系统运行异常，严重时会使整个网络瘫痪。因此，必须选用性能优异、可靠性高的不间断电源（UPS）作为服务器的备用电源。

　　三、组建档案馆局域网应注意把握的几个原则

　　1、安全性与保密性  由于档案馆局域网是一个相对公开的系统，因此需要在软件和硬件两个方面采取措施以保证整个网络的系统安全和可靠的运行。首先保证网络基础设施的安全性和可靠性，同时采取设置权限、设置防火墙以及数据加密等措施实现系统的安全 　

　　2、可管理性与可维护性  在设计、组建档案馆局域网时，必须采取先进的、标准的、用户界面友好的网络管理软件。网络建成后应整理一套完整的文档资料，以提高整个系统的可管理性与可维护性。网络系统所用的设备、器材以及软件，均应选择技术先进的、成熟的、有技术保障的、得到广泛认可的可靠厂家的主导产品, 以达到可靠的质量保证并获得良好的售后服务和技术支持。

　　3、灵活性与可扩充性  要充分考虑到目前的需求和今后较长时间内发展需要，整个支撑平台系统应采用开放的技术结构，符合国际标准、工业标准和行业标准，以适应新技术和档案工作未来的发展和变化，网络宜采用便于扩充与升级的网络拓扑结构，使整个网络具有灵活的可调整性和可扩充性，以利于网络的维护、扩展升级及与外界信息的沟通，能够适应档案工作未来的发展和变化。

　　4、经济性与实用性  所有软硬件的选型、配置和采购要坚持性能价格比最优原则，并应考虑到将来网络升级时还能使用现有的网络技术和设备，同时兼顾与已有设备的互联能力。在满足系统性能以及考虑到在可预见期间不失去先进性的条件下，尽量取得整个网络投资的合理性。

　　参考文献：

　　1、《组建局域网》  电脑硬道理（2002最新版） 电脑报社编著  重庆出版社  2002年6月