南华大学国际学生档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范国际学生档案工作，提高国际学生培养质量和我校人才培养的国际化水平，依据《中华人民共和国档案法》《学校招收和培养国际学生管理办法》（教育部2017年第42号令）《高等学校档案管理办法》以及《南华大学档案管理办法》，结合我校国际学生档案形成的实际，制定本办法。

第二条 本办法所称国家为中华人民共和国；所称学校为南华大学；所称国际学生为根据《中华人民共和国国籍法》，不具有中国国籍且在学校接收学历教育（本科生、硕士研究生和博士研究生）的外国学生。

第三条 国际学生档案是国际学生来学校学习、活动，具有保存价值的，并按照一定的规律，集中保管起来的文件材料。其中很大一部分文件的存储介质仍为纸质。本办法所称档案，除特别说明外，仅指纸质介质档案材料。国际学生档案既关系着国际学生的切身利益, 又关系着学校甚至国家教育的声誉。

第四条 国际学生档案是学校综合档案的重要组成部分。从形成时间看, 国际学生档案包括入学前的档案建立、入学后的档案补充和离校后的档案保存及利用, 涵盖国际学生招生、培养、毕业、授学位、校友等各个阶段。

第五条 国际学生档案按档案建立、档案补充、档案保存利用分阶段管理。国际学生档案建立以国际学生入学申请资料为主, 如入学申请表、护照复印件、录取通知书、前学历学位证书、汉语水平考试 (HSK) 证书、外国来华人员来华签证申请表 (JW201表) 、学籍登记卡等文件或复印件。国际新生入校三个月内，国际学院辅导员负责审核入学申请资料，以每一名国际学生为立卷单位，建立国际学生档案；档案补充是国际学生取得正式学籍后，每年及时将每一位国际学生学习过程中所产生的重要记录材料补充到他的档案资料内, 比如专业培养方案、专业学习申请、学籍异动申请、成绩单、学位档案、学历学位证书复印件等；档案保存及利用是指将离校的国际学生档案进行归类、整理、预立卷并移交学校档案馆。

第六条 国际学生档案由国际学院管理、整理、预立卷。国际学院分管学生工作的院领导担任学生档案管理工作负责人，具体工作由学生工作办公室承担。国际学院应设置专门的场地集中存放国际学生档案。

第二章 国际学生档案归档内容

第七条 国际学生档案归档材料包括如下基本内容：

（一）留学生入学材料类，含入学申请表、JW202表、录取通知书、护照及签证复印件、体检表、无犯罪记录、经认证的高中毕业证/在读证明复印件、个人信息登记表等。

（二）留学生承诺书、考勤情况表、校内住宿信息表、校外住宿材料。

（三）留学生各学年学习成绩单，含考试成绩、实习（实践）成绩、毕业考试成绩等。

（四）留学生学籍异动记录，含留学生休学、复学、退学等材料。

（五）留学生在校期间的奖励、处罚等材料。

（六）学生毕（结）业材料，含毕业证明、毕（结）业证书、学历、学位证书等材料。

第三章 国际学生档案建立与补充

第八条 国际学院于新生开学后一个月内将新生档案材料收集齐全，按学生名单及档案目录逐件（份）进行清点整理。对材料有缺失的，国际学院应出具具体情况说明，并加盖学院公章，一并归入档案。

第九条 国际学院于新生开学后两周内组织新生填写《南华大学国际学生基本情况表》（一式两份），一份归入个人国际学生档案，一份按照新生名册的学号顺序整理汇总，移交档案馆；于毕业生离校前将《南华大学国际学生学籍登记表》和集体合影整理好移交档案馆。

第十条 国际学生发生转专业、复学、转学、结业、肄业、退学等学籍变动情况时，由国际学院学生工作办公室根据学籍异动通知单或相关文件等及时做好学籍变动后学生档案归集、整理工作。

第十一条 学生工作部、教务部等职能部门应将国际学生在校期间生成的档案材料，及时下发至国际学院，国际学院整理并归档。

第四章 国际学生档案查阅、查询

第十二条 单位因工作需要查阅国际学生档案，需办理有关查阅手续。凡我校院、部、处等单位或部门查阅国际学生档案，需提供单位或部门介绍信（主要负责人签字并加盖单位或部门印章）；校外单位查阅国际学生档案，须2人以上并持本单位组织（或人事）等出具的介绍信和查阅人的身份证原件。

第十三条 国际学生校友持本人有效证件可查询、利用本人的学籍档案。

第五章 责任

第十四条 根据学校保密工作规定，学生档案属于本单位涉密事项，相关工作人员须签订保密责任书，承担保密责任。

第十五条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和直接责任人依规给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）玩忽职守，造成学生档案损坏、丢失或者擅自销毁学生档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复印学生档案的；

（三）涂改、伪造学生档案的；

（四）出卖、赠送、交换学生档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档的；

（六）其他违反国家档案法律法规的行为。

第六章 附则

第十六条 本办法由国际学院负责解释。

第十七条 本办法自发布之日起执行，原有相关规定或办法同时废止。