2015年8月26日上午，研究生院（研工部）在文汇楼五层会议室召开迎新工作协调会。后勤长安校区社区中心、校医院、网络中心、各培养单位以及研究生院（研工部）相关工作人员参加了会议。会议由研工部副部长宋传东主持。

在筹备会上，宋传东对迎新工作做了总体部署。他指出，迎新工作是学校办学理念、管理水平、服务质量、精神状态的重要体现，也是宣传、展示学校的重要契机。各单位要充分认识到迎新工作的重要意义，提前做好各项准备工作，按照迎新工作方案全力以赴投入工作，严格管理、细化流程、保证秩序，创造性的开展工作。同时加强对学生志愿者的培训，为新生和家长提供热情周到的服务，展示学校良好的整体形象，确保2015级迎新工作的顺利开展。随后，宋部长还对新生开学典礼相关工作做了部署和安排。

随后，张昊对新生接待工作和开学典礼的具体事宜做了详细说明。他针对新生报到流程、宿舍分配方案及入住程序、数字迎新工作、各培养单位迎新地点安排以及开学典礼的相关事宜做了部署安排。他强调，各培养单位要高度重视、全面考虑、及时沟通，以饱满的热情和扎实的工作确保今年迎新工作有条不紊地展开。

最后，网络中心樊建永对数字迎新系统的使用方法做了简要介绍，长安校区社区中心主任杜高勋对各培养单位宿舍分配情况进行了说明，校医院副院长文凯对新生体检和医保问题做了讲解和安排。