各单位、各部门：

为进一步提升学校财务服务质量，方便广大教工快捷、高效地查阅会计凭证，财务处2024年1月1日起实施会计凭证影像化档案管理。

一、情况说明及相关要求

会计凭证影像化是利用影像设备对凭证原始单据进行扫描、拍照存档，并与财务凭证对应，有利于票据监控、查询，为财务审计、科研结题等工作带来极大便利。由于凭证影像化对原始报销单据粘贴要求较高，为了今后顺利实施，敬请大家积极配合。具体要求及相关事宜明确如下：

1、票据粘贴单为整张A4纸，左方请预留3厘米，方便后期凭证装订。

2、票据粘贴不能超过A4纸大小，大于A4纸张无法电子扫描。

 3、小于A4纸大小的票据及附件，请按种类、大小分类平铺在粘贴单上粘贴，尽量将同类票据放在一起粘贴。比如：火车票请按人员姓名、时间顺序粘贴，出差形成闭环；卷式出租车票请按时间顺序粘贴。小于A4纸大小的票据，粘贴时请将票据的五个点位用胶水固定牢固，即票据的四个角和中间位置，保证后期扫描时的完整性。出租票、POS单等小票在平铺粘贴时不要相互叠压。

        4、直接用A4纸打印的电子发票、合同等附件，无需粘贴。

5、大于或等于A4纸大小的票据不用粘贴，需要注意的是，大于A4纸的单据需按A4纸大小裁剪，不要折叠，裁剪时注意保留票据内容完整。A4纸大小的票据直接附在报销单的后面。

6、有合同的请将合同上的订书钉拆掉，全部票据按预约单、发票、其他附件的顺序叠放，用票据夹或曲别针固定。

 二、查询方式

实施凭证影像后，各位老师可以通过网上查询系统查阅、下载自己项目已报销凭证及附件，不必再到财务处查阅原始凭证。2024年度凭证已陆续开始扫描上传，条件成熟会前推至2023、2022、2021年度。查询具体操作方法如下：

1、进入查询系统，点击“收支”

2、点击凭证预览

3、显示已扫描记账凭证和附件

4、点击下载保存

    2024年3月22日