基建工程档案管理是基建管理工作的重要内容，是学校综合档案的重要组成部分。为加强基建工程档案的管理和利用，特制定本暂行办法。
一、基建类档案是指学校的基建项目从酝酿、决策到建成交付使用以及改建、扩建、抗震、加固、维修等项目的全过程中形成的、对学校和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。
二、归档的基建材料是国家的宝贵财富，是建设学校的历史记录，所有的工程技术人员，都有为建档、归档完善档案提供资料的义务。
三、各科室把档案资料的收集、整理、移交工作列入职责范围，有专人负责，并作为年终业绩考核内容之一。
四、档案管理人员应严格遵守岗位责任制，忠于职守，刻苦钻研业务，掌握专业知识，充分利用微机管理，保证档案管理工作有序、高效进行。
1、可行性研究：项目建议书及上级批复、可行性研究报告、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书。
7、设计文件：初步设计、技术设计、施工图设计、技术秘密材料、专利文件、设计计算书、关键技术实验、总体规划设计、设计评价、鉴定及审批。
13、承发包合同或施工合同、协议书、招标、投标、决标、租赁等文件、合同会签单、水、电、气、暖供应协议书。
17、竣工报告、及工程竣工验收证明书、质量评审材料、验收会议决议文件等。
4、砖、砂、石出厂合格证及检验报告（含保温材料合格证）、准用证。
10、通风与空调工程材料、设备出厂合格证、准用证。
（三）工程技术要求、技术交流、设计变更、图纸会审纪要、施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术、安全措施、施工工艺、定位放线、基础、结构验收、施工记录、隐蔽工程验收记录
2）地漏安装、厕所、卫生间、阳台地面坡向及渗漏情况检查记录。
11、采暖卫生与煤气工程质量评定表（分部及分项）。
（六）与工程有关的各种声像材料（注明文字说明、工程名称、地点、时间、施工部位等）及其他材料。
七、资料的移交工作必须建立健全手续，资料的名称、份数、页数登记造册，移交时填写移交表，一式两份，双方签字。重要材料移交表须经移交部门科长审核签字确认。各科室及档案室分别保管备查。
八、单项工程竣工验收后，三个月内由工地代表将该项工程的档案材料移交给档案室，由档案室按规定组卷，上交校档案室和上级档案馆。
九、其他应归档的资料，必须及时移交，全部资料要在下年度的一月十五日前移交给档案室。
十、归档资料必须是原件，使用复印件必须注明原件存放地点，一般工程前期资料及竣工图归档两份，其他资料一份；重要工程应在施工前确定归档份数，一般归档两份以上。
十一、归档材料移交要全面及时，负责移交人员应对文件内容进行检查，做到内容真实、无遗漏，单项工程各工地代表负责对由施工单位移交的材料，依照前述归档内容进行检查。
十二、竣工图必须使用新蓝图绘制，按规定加盖"竣工图"标志，并如实填写内容。
十三、归档材料必须字迹清晰端正，图纸清楚，纸张优良，书写一律用碳素墨水，以利长久保存。
十四、档案管理人员按规定对所收集的档案资料进行排列、组卷、编目、装订。向上级档案室部门移交的文件，如在日常工作中有查阅利用价值，档案室应复印存留，以提高利用率。
十五、校内外单位或个人，查阅档案资料时，须经科长以上领导同意方可查阅相关资料，档案室作好查阅记录。
十六、查阅利用档案，一般在档案室内进行，归档资料一般不外借。确须借出时，须经科长以上领导批准方可办理借出手续，并规定三日内归还，档案室作好借阅登记（注明借阅人姓名、单位、联系电话等）。
十七、借阅人对所借档案资料，要妥善保护，不得转借、不得拆卷、抽页、剪裁、涂改、眉批、污损，借阅期间发生的一切问题由借阅人负责。
十八、对借还的档案资料，档案管理人员要进行认真清点、检查和验收，无误后方可归档，如发现问题，及时查明原因，上报领导。
十九、对过期不还者，档案室人员有责任催还，对故意不还者，应上报领导。
二十、按有关规定确定档案资料密级及保管期限，经鉴定需销毁的档案资料，必须编造销毁清册，经有关领导批准后方可销毁。
二十一、档案室要作好防盗、防火、防虫、防晒、防鼠、防尘、防霉、防有害气体等"八防"工作，严禁吸烟和存放易燃易爆物品。
二十二、存放档案橱具排列合理整齐，并保持清洁卫生。
二十三、对保管的全部资料，每半年进行一次清点核对，发现破损档案应及时修复或复制。
二十四、档案室有关人员应经常检查和清除可能发生事故的隐患。
二十五、档案管理人员在调换工作时，对所管档案要办理交接手续，离职后对需保密材料内容不得泄露。
二十六、档案管理人员应对在册档案资料按一定题目选材、加工、排列、组合编制各种参考资料，提高档案工作管理水平。
