因公出国（境）外汇预算与核销办理须知
1、因公出国（境）用汇申请和费用报销、补贴标准及范围，严格遵照财政部、外交部《因公临时出国经费管理办法》（财行[2013]516号），《财政部、外交部关于调整因公临时出国住宿费标准等有关事项的通知》（财行[2017]434号）执行，具体标准附后（也可参阅国际处网站“规章制度——外汇标准”栏）。
2、出国（境）审批和外事管理严格按照修订的“关于印发《南京大学因公出国（境）审批管理办法》的通知”（南字发[2019]31号）执行。
因公出国外汇预算与核销手续在国际处出入境事务管理科办理（仙林校区行政北楼818室，电话：89682382），赴台港澳地区外汇手续在台港澳事务办公室办理（行政北楼807室，电话：89682287）。
3、教职工和学生办理出国用汇申请时，须出具：
（1）由南京大学或上级主管部门签发的出国任务批件；
（2）《出国（境）用汇申请（预算）书》
（3）《南京大学因公团组临时出国（境）任务和财务预算审核意见表》（适用于因公出国团组）
4、教职工和学生个人办理因公出国（境）财务报销时，须出具：
（1）由南京大学或上级主管部门签发的出国任务批件；
（2）《
南京大学因公临时出国（境）费用报销汇总表.docx》
（3）经审核的《因公出国（境）校内审批表》（OA系统导出）；
（4）邀请函和护照（包括签证和出入境记录）复印件；
（5）需要报销的相关票据。
5、团组办理因公出国（境）财务报销时，须出具：
（1）由南京大学或上级主管部门签发的出国任务批件；
（2）经审核的《南京大学因公团组临时出国（境）任务和财务预算审核意见表》；
（3）经审核的《南京大学因公临时出国（境）费用报销汇总表.docx》；
（4）经审核的《因公出国（境）校内审批表》（OA系统导出）；
（5）邀请函和护照（包括签证和出入境记录）复印件；
（6）需要报销的相关票据。
6、学生办理出国费用核销手续，如导师或院系需要给学生发放补贴，请提供书面说明 ，同意让学生享受教师短期出国的同等/部分待遇(30天内，不含30天)，或在国家公派留学人员奖学金标准范围内发放长期补贴（30天及以上）。需注明发放补贴的经费卡号，由经费负责人签字，院系领导签字、盖章后方可生效。之后再到国际处办理外汇核销手续。
7、校外人员（含人事档案关系不在我校的在职博士生和博士后等）在我校办理因公出国（境）费用报销时，需出具以下相关材料：
1）校外所在单位
由本人所在单位或上级主管部门签发的出国境任务批件；如无法出具批件的企业等单位，需出具由单位批准、加盖公章的出国情况说明或相应的其他材料；
2）校内经费承担院系/单位
若使用南大经费报销，需由校内经费承担方提供“经费使用情况说明”（主要含申请人与校内单位科研合作关系、此次出国境任务必要性和相关成果、经费来源和拟报销需求，报销内容和标准需要符合国家和学校有关规定），由经费负责人和院系单位负责人签字并加盖公章；
3）报销表单与票据：
A、《南京大学因公临时出国（境）费用报销汇总表.docx》；
B、邀请函和护照 /通行证（包括签证和出入境记录）复印件；
C、需要报销的相关票据 等。
8、应届毕业生（主要适用于应届毕业生的如下特殊情况：收到因公出国境邀请函时，仍是正式在籍的全日制学生；但实际出国境执行任务时，已毕业或超出最长修业年限，即无学籍）需出具以下相关材料：
1）校内经费承担院系/单位
若使用南大经费报销，需提供“经费使用情况说明”（主要含学籍身份情况、此次出国境任务必要性和相关成果、经费来源和拟报销需求，报销内容和标准需要符合国家和学校有关规定），由经费负责人和院系负责人签字并加盖公章；
2）报销表单与票据：
A、《南京大学因公临时出国（境）费用报销汇总表.docx》；
B、邀请函和护照 /通行证（包括签证和出入境记录）复印件；
C、需要报销的相关票据 等。
9、关于住宿费用报销，需符合规定的住宿费标准。若入住的酒店价格超标，需提供相应证明材料方可报销（例如：邀请函需注明系国际会议主办方指定酒店非推荐酒店），否则，超标部分需自理。
10、关于交通费用报销，可报销往返国际旅费、抵离当天机场与入住地之间的交通费、城际间交通费（需注明起讫时间和城市）；不可报销市内交通费，如出租车、公交、地铁等。台湾地区除往返旅费、落地当天机场到酒店及离开当天酒店到机场的交通费外，还可报销城市间交通费。
11、关于伙食补贴，如邀请方不提供伙食，则可领取伙食补贴。餐费可选择实报实销，但金额不得超出伙食补贴标准，或选择统一按伙食补贴发放。原则上不报销宴请费用。
12、关于公杂补贴，公杂补贴系包干使用，范围包括在国外期间的市内交通、邮电、办公用品、必要的小费等费用。上述费用不再另行报销。
13、关于租车费用报销，需在提交出国审批时列入因公出国校内审批表的“预算金额”栏，经审核同意方可报销。如行前未申请预算，租车又确有必要，需出具书面情况说明，经所在单位负责人签章同意，可予报销。如已报销租车费用，则租车期间的公杂补贴将相应地扣除。
14、如出国时长<30天（30天内，不含30天），按照短期标准发放伙食、公杂补贴，标准可见以下链接：
并按规定在标准范围内报销国外住宿、城际交通、会议注册费等费用；
其中住宿标准按以下更新文件执行：
《财政部 外交部关于调整因公临时出国住宿费标准等有关事项的通知》（财行[2017]434号）
如出国时长≥30天（30天及以上），按照长期标准以包干形式发放补助（参照国家公派留学人员奖学金标准），同时不再报销在外住宿费、城际间交通费等相关费用。补贴标准可见以下链接：
《财政部 教育部关于调整国家公派留学人员奖学金和艰苦地区补贴标准的通知》（财科教[2019]6号）
15、所有外文票据须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，并由经办人签字。
16、单次出国费用一次性报销，不得拆分。
联系人：解薇静 电话：89682382，Email:xieweijing@nju.edu.cn
