第一章 总则
第一条 为进一步做好南京大学校友工作，指导各个地区和行业校友组织的工作，建立制度化、规范化、专业化的校友工作长效机制，依据国家民政部和教育部相关政策和《南京大学校友总会章程》，制定本工作指导意见。
第二条 本指导意见所指备案校友组织系指在南京大学校友总会正式备案的南京大学海内外各类校友组织，以下简称“备案组织”。
第三条 备案组织按照各自章程独立开展活动，接受南京大学校友总会的业务指导。
第二章 组织和工作
第四条 备案组织名称中凡是包含“南京大学”或“南大”字样者，应取得南京大学的授权；备案组织名称中包含“南京大学”外文全称或简称的，也应取得南京大学的授权。备案组织的会旗、会标等标识应符合南京大学关于视觉形象识别系统的有关管理规定。
第五条 备案组织的建立程序
1.开展筹备工作
由各地区（行业）校友向校友总会提出筹建校友会的申请，收集所在地区（行业）的校友信息（有效联系成员应在20人以上，海外的地区校友会有效联系成员应在10人以上），酝酿地区（行业）校友会筹委会人员名单。其中，行业校友组织原则上应由相关院系向校友总会推荐筹委会人选。
2.成立筹委会
经校友总会常务理事会审定后，校友总会和地区（行业）校友会筹建联系人共同商定筹备小组，初步确定组织机构成员人选。参照所属地关于社团法人的规定和《南京大学校友总会章程》，起草校友会章程（草案）。组织章程原则上应该包括业务范围、会员、组织机构、负责人的产生和罢免、资产管理和使用原则、章程修改程序、组织终止程序及终止后的财产处理等内容，并且明确“本会为南京大学校友总会的团体会员，接受南京大学校友总会的业务指导”。
3.召开筹委会会议
召开地区（行业）校友会筹备小组会议，进一步收集整理校友名单。设计地区（行业）校友会的会旗、会标等标识，提出校友会组织机构成员的建议名单，初步确定召开校友会成立大会的时间。有条件的应向当地民政部门申请正式注册。
4.召开成立大会
召开地区（行业）校友会成员参加的成立大会，通过校友会章程及组织机构成员名单，成立理事会。成立大会建议邀请南京大学校友总会领导参会指导，已经注册者建议邀请主管民政部门和挂靠单位领导参会指导。
5.整理归档
成立过程文件和活动宣传材料，撰写成立大会报道供《南大校友通讯》、“南京大学校友网”、“南京大学校友总会”微信公众号等渠道发布。
6.备案与注册
地区（行业）校友组织正式成立后，应及时向母校南京大学校友总会报告备案。
第六条 备案组织内部应设立理事会、常务理事会、会长（理事长）、副会长（副理事长）、秘书长等领导机构和职务，实行任期制，一般连任不超过两届。
第七条 备案组织应该设立监事会或监事，建立健全内部监督机制。理事不得兼任监事。
备案组织应规范民主议事、民主决策的范围、程序和方法。涉及社会组织人、财、物等重大事项的决策，要经过民主程序，不得由个人专断。
进行改选换届的会员（代表）大会、理事会须有符合法定人数的会员（代表）、理事出席方能召开，不得以通讯方式召开。
会员（代表）大会、理事会民主决议事项，不得以鼓掌方式进行表决。
第八条 备案组织领导机构应该定期向全体会员公布工作报告和财务报告，重大事项应该向全体会员公告。
第九条 备案组织领导机构换届会议建议邀请南京大学校友总会领导参会指导，已经注册的备案组织建议邀请主管民政部门和挂靠单位领导参会指导。境外及海外备案组织遵从属地惯例。
第十条 备案组织应参照南京大学校友总会数据库格式建立会员数据库，尽量保证会员信息的及时、完整和准确，南京大学校友总会可以提供必要的资料和技术支持。
第十一条 备案组织应努力争取有固定的校友活动场所，定期开展活动，每年至少举办一次面向全体会员的活动，积极创建持续性、创新型的品牌活动。
第十二条 备案组织可以收取会费，具体收费范围、金额和方式须依据本组织章程自行决定。
第十三条 具有独立法人资格的备案组织可以从事非营利性经营活动，经营收益应严格用于符合设立目的之组织活动，不得用于个人分配。
经营活动应符合所属地法律法规，不得损害南京大学或南京大学校友组织的声誉。
第十四条 备案组织财务收支应全部纳入组织法定账户，不得使用其他单位或个人的银行账户进行账务往来，不得账外建账，不得设立“小金库”。
第十五条 备案组织财务人员应持证上岗，会计不得兼任出纳；组织负责人直系亲属不得担任会计、出纳。
第十六条 备案组织应进行年度审计、换届审计和法定代表人离任审计，并将审计结论向会员（代表）大会或者理事会、监事会（监事）报告。已经注册的备案组织应按照当地民政部门的要求，按时参加年度核验。
第十七条 备案组织秘书处承担联络沟通职责。备案组织应指派专人为日常联络员，报南京大学校友总会秘书处备案。
第十八条 备案组织应通过网站、刊物、微博、微信、APP移动终端应用等途径联系更多校友，提升服务质量，提高工作效率，扩大组织影响。
第十九条 南京大学校友总会秘书处可以为备案组织活动提供联络母校、活动前期宣传、后续报道等服务支持。
第二十条 鼓励备案组织应积极承办学校各类校友活动，如“南京大学校友总会会员代表大会”、“南京大学校友工作年会”、“南京大学校友工作研讨会”等；鼓励备案组织之间联合举办相关校友活动。
第二十一条 备案组织应积极关心和支持南京大学和南京大学校友总会的各项核心工作。
第二十二条 备案组织应建立活动档案，保留文字和图片资料。
第二十三条 备案组织可以根据所属地法律法规和各自章程发展次级组织，如分会、协会、俱乐部等；次级组织发展情况报南京大学校友总会秘书处补充备案内容。
次级组织原则上应通过所属备案组织联系南京大学校友总会。
第三章 备案和表彰
第二十四条 备案组织的备案工作分为“常规备案”和“即时备案”。
“常规备案”指一级校友组织每两年一次向南京大学校友总会秘书处提供备案登记表（附件1）、会员信息表（附件2）和最近两年的工作总结及计划。“常规备案”一般安排在“南京大学校友工作年度会议”召开前2个月进行。
“即时备案”指一级校友组织成立、领导机构变更、修改章程、设立次级组织、完成注册、变更法定代表人和日常联络员、组织终止等重要事项发生时，应即时向南京大学校友总会秘书处备案，不必按照常规备案的时间进行。
第二十五条 行业类和兴趣类校友组织备案还应提交本组织具备本领域或行业内广泛代表性的文字说明，可以包含但不限于：
（一）会员数量及地域分布，
（二）常规校友活动及服务的形式和地域范围，
（三）网站、移动终端应用等跨地域交流平台，
（四）本领域或行业有全球或全国影响的品牌活动，
（五）主要负责人在本领域或行业内具有公认的影响力和号召力，
（六）其他可以说明组织广泛代表性的内容。
第二十六条 备案组织应表彰和奖励校友工作成绩突出的组织和个人，也可以按照《南京大学校友总会表彰奖励办法》积极向校友总会推荐相应奖项人选。
第四章 代表和理事推荐
第二十七条 南京大学校友总会会员代表大会是南京大学校友总会最高决策机构，每届五年。
第二十八条 南京大学校友总会会员由个人会员和团体会员组成，理事会由个人理事和团体理事组成。
第二十九条 备案组织应按照《南京大学校友总会理事产生办法》积极推荐团体理事候选人。团体理事候选人和团体会员代表的人选应尽量一致。
第三十条 校友组织需提供完整的备案材料后方可推荐团体理事候选人，完整的备案材料包括备案登记表、会员登记表、一年以上的工作总结及其他需要提供的辅助备案材料。
第五章 附则
第三十一条 本指导意见自发文之日起试行，由南京大学校友总会秘书处负责解释。
附件：1.南京大学校友总会校友组织备案登记表
2.南京大学校友组织会员信息表
南京大学校友总会
2016年7月1日
