第一章 总则

第一条 为适应学校党政机关工作需要，切实推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》《教育部公文处理规定》《北京市党政机关公文处理办法》《华北电力大学章程》等文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于学校一级的公文处理工作。

第三条 学校公文，是学校党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策、推进依法治校和开展校务活动的重要工具。

第四条 公文处理工作是指发文办理、收文办理、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条 学校各单位要高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，指定专人负责。

第七条 党委办公室校长办公室（以下简称党办校办）主管学校党政机关公文处理工作，并对学校各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

第八条 学校公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对学校重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销学校各单位不适当的决定事项。

（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。适用于发布、传达要求学校各单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（七）通报。适用于学校表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复学校各单位请示事项。

（十一）议案。适用于按照有关规定向学校党员代表大会、教职工代表大会等重要会议提请审议事项。

（十二）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十三）纪要。适用于记载、传达会议主要情况和议定事项。

第九条 章程、规则、规定、办法、意见、细则、规程、规范、准则、制度等作为各项规章制度的专属名称，按照《华北电力大学规章制度管理办法》的有关规定使用，一般以“通知”的形式印发。

第十条 在公文处理工作中，应综合考虑学校的职能权限和层级规格、相互间的隶属关系和行文方向、公文的行文目的和公文内容、文种的功能属性和适用对象等，正确使用文种。

第三章 公文格式

第十一条　公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文机关全称或者规范化简称。

（五）发文字号。由学校代字、主办部门代字、年份、发文顺序号组成。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。上行文、平行文、外送下行文的标题由发文机关名称、事由和文种组成。校内下行文标题原则上可以省略发文机关标志。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中，面向全校党组织的下行文，主送机关应为“直属各党委（党总支、党支部）；面向全校行政单位的下行文，主送机关应为“校直各单位”。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署学校领导签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十七）页码。公文页数顺序号。

第十二条　学校公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第四章 行文规则

第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

严格控制发文数量。凡国家法律法规和党内法规已作出明确规定的，一律不再制发文件；现行文件规定仍然适用的，不再重复发文；没有实质内容、可发可不发的，一律不发。

严格规范发文规格。属于学校党政机关职权范围内的工作严格按部门的发文字号行文；党办校办根据学校授权可以向上级机关、外单位和校内各单位行文，能以党办、校办名义行文的，不以党委、行政名义行文；联合行文的，原则上按主办部门的发文字号行文。

第十四条 属于学校党委职权范围内的工作，以党委名义行文；属于学校行政职权范围内的工作，以行政名义行文；学校公文版头的主要形式和适用范围为：

（一）文件格式

中共华北电力大学委员会：属学校党委文件，为上行文、平行文公文版头。其中上行文、平行文编“华电党﹝公元年份﹞×号”或者“华电党×﹝公元年份﹞×号”。适用于向上级党组织请示、报告工作，就有关事项与同级党组织或外单位党组织商洽工作、征询意见、进行答复等。

中共华北电力大学委员会文件：属学校党委文件，为下行文公文版头。编“华电党﹝公元年份﹞×号”或者“华电党×﹝公元年份﹞×号”。适用于学校党委职权范围内的传达、贯彻、决定、部署、周知的事项，答复直属各党委（党总支、党支部）的请示等。

华北电力大学：属学校行政文件，为上行文、平行文公文版头。其中上行文、平行文编“华电校﹝公元年份﹞×号”或者“华电校×﹝公元年份﹞×号”（个别专用字号除外）。适用于向上级行政机关请示、报告工作，就有关事项与兄弟院校以及外单位商洽工作、征询意见、进行答复等。

华北电力大学文件：属学校行政文件，为下行文公文版头。编“华电校﹝公元年份﹞×号”或者“华电校×﹝公元年份﹞×号”（个别专用字号除外）。适用于学校行政管理工作范围内的传达、贯彻、决定、部署、周知的事项，答复基层单位的请示等。

华北电力大学党委办公室、华北电力大学校长办公室：属党办校办文件，为上行文、平行文公文版头。编“华电党办发﹝公元年份﹞×号”、“华电校办发﹝公元年份﹞×号”。适用于以党办或校办名义向上级部门、外单位办公厅（室）以及其他同级单位之间商洽工作、征询意见、进行答复等事项。

华北电力大学党委办公室文件、华北电力大学校长办公室文件：属党办校办文件，为下行文公文版头。编“华电党办发﹝公元年份﹞×号”、“华电校办发﹝公元年份﹞×号”。适用于落实、部署学校党委、行政中心工作，印发或转发由职能部门拟定的在全校推进工作或周知事项的通知等。

（二）信函格式。属学校函件，编“华电×函﹝公元年份﹞×号”。使用发文机关全称或规范化简称，如“中共华北电力大学委员会”、“华北电力大学”、“华北电力大学党委办公室”、“华北电力大学校长办公室”；适用于以学校党委、行政或者党办校办的名义就有关事项与同级单位（党组织）商洽工作、征询意见、进行答复；批复下级单位（党组织）的请示；布置具体工作；印发会议通知等。

（三）纪要格式。由发文机关全称或规范化简称加会议名称和“纪要”组成，如“中共华北电力大学委员会全委会纪要”、“中共华北电力大学委员会常委会议纪要”、“华北电力大学校领导班子务虚会纪要”、“华北电力大学校长办公会议纪要”、“华北电力大学校领导碰头会纪要”等，编“华电纪要﹝公元年份﹞×号”，适用于传达有关会议主要情况和议定事项。

第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定；一般不得越级行文。

除党办校办外，学校其它二级单位不得制发学校一级的公文、不得对外行文。如确有需要，各职能部门可在规定的职权范围内，以函件的形式与相关部门处室、院系、教辅单位商洽工作、询问和答复一般事务性问题。

第十六条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时主送相关上级机关和同级单位。

（二）学校各单位向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经学校党委、行政同意或者授权。属于部门职权范围内的事项，报分管校领导审批后，由党办校办办理流转。

（三）学校各单位的请示事项，如需以学校名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（四）请示当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）请示事项涉及其他部门职权范围内的，应经过协商并取得一致意见后方可行文，经协商不能取得一致意见的，应当列明各方意见及理据，提出建设性意见，并与其会签后上报。

（六）受双重领导的部门单位向一个上级机关行文，必要时同时主送另一个上级机关。

（七）向上级机关报送公文，必要时应附相关背景材料、情况说明等，并在附注中明确联系人和联系方式。

第十七条 平行文按照对等原则，一般以函件的形式商洽或答复工作；校内下行文主送受理部门。

第五章 发文办理

第十八条 发文办理的程序主要包括起草、审核、批办、签发、登记、校对、印制、复核、用印、核发等程序。

第十九条 公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规、党的路线方针政策、地方性法规规章和《华北电力大学章程》，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接；

（二）一切从实际出发，深入调查研究，分析问题实事求是，充分进行论证，所提政策措施和办法切实可行；

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练；

（四）文种准确，格式规范；

（五）公文起草单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十条 公文起草过程中要充分征求意见。

（一）事关学校改革发展稳定的重大决策、涉及师生利益的重大事项应征求各方意见。

（二）对师生或者其他组织的权利和义务产生直接影响、具有普遍约束力的文件，必须进行合法性审查。

（三）涉及其它单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位意见。征求意见应充分协商，达成一致。

第二十一条 上行文、平行文以及外送的下行文，公文起草单位应认真填写发文稿笺（附公文稿件及其附件材料），经部门负责人审签后，提交党办校办审核、批办；校内下行文原则上应在校园网办公平台进行流转办理。

第二十二条 联合行文的，以主办部门为主撰文，相关部门会签后提交党办校办审核、批办。

第二十三条 严格实行公文分级分工审核制度。

分管校领导会同办文部门的审核重点是：发文的必要性和可行性；内容是否符合国家法律法规、党的路线方针政策、地方性法规规章和《华北电力大学章程》；是否准确体现学校意图；是否同现行公文相衔接；所提政策措施和办是否切实可行；涉及其他部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

党办校办的审核重点是：行文理由是否充分，行文依据是否准确；文种是否准确；公文格式和行文规则是否符合本办法；合法性审查是否符合规定；公开属性是否标注准确；密级确定是否符合有关规定；紧急程度是否合适；附件是否齐全、题目是否一致；文字表达、标点符号、层次序数等是否准确规范等。

第二十四条 涉及规章制度类公文的审核与发布按照《华北电力大学规章制度管理办法》有关要求执行。

第二十五条 党办校办对各单位报送的公文应及时审核、批办。普通公文审核期限一般不超过3个工作日，加急公文一般不超过1个工作日，特急公文应当及时审核、批办。

第二十六条 经审核不符合发文条件的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第二十七条 经审核符合行文要求的公文，由党办校办批办、学校领导签发。

（一）以学校名义的上行文，须由主办部门主要负责人签字、分管校领导会签后，报学校主要领导签发或经学校主要领导同意后由分管校领导签发。

（二）属于学校综合性、全局性工作的重大问题，应经学校全委会、党委常委会议或校长办公会议集体讨论决定后，报学校主要领导签发。

（三）一般性的日常工作公文，由分管校领导签发。

（四）属于涉及两位及以上分管校领导分管范围的文件，在有关校领导会签后，由学校主要领导或分管校领导签发。

（五）党委办公室、校长办公室文件，由党办校办主要负责人签发。

第二十八条 签发后的公文由党办校办统一进行登记、编写文号，由办文部门校对无误后印制。印制复核无误后方可使用学校印章核发文件。涉密公文应当由机要人员负责印制。

第二十九条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第三十条 所有公文须按信息公开有关规定确定公开属性，公开属性为主动公开和依申请公开。除涉密公文或者有特殊要求外，应当主动公开。涉密公文应当由主办单位提出密级和保密期限的初步意见后，送学校保密办进行定密审核。

第六章 收文办理

第三十一条 收文一般分为阅知性公文和批办性公文。阅知性公文是指需要呈送相关领导和有关部门在特定范围内阅知的公文；批办性公文是指需要收文部门答复意见、反馈结果、予以落实的公文。

第三十二条 收文办理指对收到公文的办理过程，程序包括签收、登记、初审、批办、批示、承办（督办）、答复等程序。

（一）签收。校外来文由党办校办专职人员统一签收、逐件清点，核对无误后签字或盖章，并注明签收时间。校内有关单位直接收到的上级机关来文原则上应统一先交由党办校办签收、流转。

（二）登记。详细记录公文的主要信息和办理情况。

（三）初审。初审重点：是否应当由学校办理；是否符合行文规则；文种、格式是否符合要求；是否符合公文的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当退回来文单位并说明理由。

（三）批办。党办校办负责人负责公文批办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报分管校领导批示或者转有关部门办理；需要2个以上部门办理的，应当明确主办部门；紧急公文应当明确办理时限。

（四）批示。根据拟办意见，将公文及时送校领导阅示（传阅），同时要随时掌握公文去向并做好记录，避免漏传、误传、延误；送相关部门阅办的公文必须交由该部门指定的专人或部门负责人签收。

（五）承办（督办）。公文承办部门对交办的公文，应按照学校领导批示和公文要求认真、及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。党办校办要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。

（六）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第三十三条 机要文件的收文处理，应按国家保密部门制订的相关文件要求执行。

第七章 公文管理

第三十四条 学校各单位应逐步完善公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。规章制度类公文应逐步建立定期清理机制。

第三十五条 学校党政机关当年公文由党办校办统一管理，往年公文由档案馆归档管理。

第三十六条 公文须及时立卷、归档。发文办结和来文办理完毕后，应当按照档案管理的有关规定，由党办校办定期统一整理立卷、及时归档。不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。

第三十七条 上级机关公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；校内公文则应明确印发范围。

第三十八条 公文的撤销和废止，由学校、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十九条 经学校批准公开发布的公文，同学校正式印发的公文具有同等效力。

第四十条 新设立的职能部门应当向党办校办提出发文立户申请，经审查符合条件的，明确其发文字号。部门合并或者撤销时，全部公文应当随之相应进行调整。工作人员离岗离职时，所在部门单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十一条 学校涉密公文的管理、复印、汇编、传阅、清退和销毁，按照国家保密有关规定执行。

第四十二条 学校制定外事方面的公文，按照外事工作规定办理。

第八章 附则

第四十三条 保定校区公文处理工作参照本办法执行。

第四十四条 纪委、保密委、工会、团委、理事会、基金会、校友会职权范围内的公文处理工作参照本办法制定相应管理办法，报请学校批准后执行。

第四十五条 本办法未尽事宜参照第一条所列文件规定执行。

第四十六条 本办法由党办校办负责解释。

第四十七条 本办法自发布之日起施行，原办法自动废止。

附件：1、华北电力大学部门发文代字表

2、参照执行单位发文代字表