1、邀请人至少提前两天把相关行程安排发范老师和主管副主任。
2、邀请人负责进行海报的电子版制作。实验室出资负责打印两份，提前一天贴煤燃烧和动力楼公告栏。实验室负责在电子显示屏显示欢迎信息。报告会后最迟两天实验室把海报收存一份留档。
3、报告过程中视情况实验室领导出面主持。实验室办公室助理出席报告会，会后进行纪要撰写，并对报告会拍照留档。实验室办公室负责会场的布置。实验室办公室助理联合邀请人撰写新闻稿，最迟报告完成2天后交主管副主任审核，然后交网络主管进行新闻发布。特别的新闻推送到能源学院网站和学校网站。
4、实验室出资进行一次宴请，视情况由实验室领导接待。
5、实验室办公室协助邀请人进行财务报销等事项。
6、实验室办公室协助邀请人进行其他必要的事项。
7、实验室办公室助理制定所有博士生的名册，在会场进行签字确认参加，每个博士生每半年至少参与3次，半年一次审核，如果没有达到次数要求，下半年的实验室每个月津贴停发。
8、实验室办公室助理也制定所有教职工的名册，标记各位老师参与学术交流的情况，作为资料备存。
9、以上管理办法从2015年1月1日起开始执行。
10、煤燃烧国家重点实验室保留对以上管理办法的解释权。
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