为规范学校会议费管理，按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则，根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发[2016]50号）要求，结合国家有关规定和我校实际情况，制定本办法。
第一条 本办法适用于学校在我国境内举办（含主办、承办）的各类会议、论坛，包括国内业务会议、国内管理会议、国际、双边及港澳台会议。
（一）国内业务会议是指因教学、科研需要举办且无国外代表参加的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。
（二）国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。
（三）国际、双边及港澳台会议。国际会议是指与会代表来自三个或三个以上的国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议。双边会议是指与会代表来自两个的国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议。港澳台会议是指有来自港、澳、台地区的与会代表参加的会议。
所有会议在召开前，必须按照《合肥工业大学会议管理办法》的规定，提前申报备案或审批，否则财务部门不予报销。
第二条 会议费使用和管理职责如下：
学校各类会议均按照“谁申请，谁负责”的原则，由申请单位举办。申请单位是会议费的直接负责人，对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。
各业务归口管理部门对举办会议承担审核责任。
财务部负责会议费的会计核算和财务管理，依据有关财经法律法规、会议管理办法和会议费管理办法，实施会议费报销管理和服务。
学校纪检监察、审计部门对二级单位会议管理和会议费使用情况进行监督检查。
第三条 各单位应结合工作实际需要，加强会议预算管理，严格控制会议数量、会期、规模。
第四条 会议召开场所实行政府采购定点管理。未纳入定点范围，价格低于会议综合定额标准的单位内部会议室、礼堂、宾馆、招待所、培训中心，可优先作为本单位或本系统会议场所。
第五条 举办会议中涉及到采购事项的按《合肥工业大学招标与采购管理办法》执行。
第六条 举办会议应预先编制会议费预算表，由单位（项目）负责人审批。由学校预算安排的会议预算还需报财务部审批。会议费预算需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、经费来源、所需经费及开支范围等。
第七条 举办会议开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等；国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用、笔译费用等。
前款所称交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
第八条 会议费开支实行综合定额控制，在综合定额标准以内据实报销。学校会议费综合定额标准为：国内管理会议550元/人/天；国内业务会议650元/人/天；因教学、科研业务需要，其中参会的外籍人士、港澳台地区人士3人以上的国际、双边及港澳台会议按照760元/人/天。
（一）综合定额里包括住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、印刷费、办公文具、医药费等。
（二）各类会议应按照定额控制标准执行，超支部分不予报销。业务会议因特殊情况需超支的，应在申报会议预算中予以披露，由会议相关管理部门根据实际情况进行审批。
第九条 下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支：
（一）会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上回单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可对照学校相应标准在差旅费和外宾接待费中报销。
（二）同声传译人员翻译费、同声传译设备租金、笔译费用。
（三）参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要，可向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、发放标准按有关规定执行。
（四）工作人员劳务费。业务会议举办者根据工作需要，可向参会工作人员（非本校在职在编人员）发放劳务费，劳务费发放标准须由人事部门审核。
（五）会议其他开支，应在申报会议预算中予以披露，由会议相关管理部门根据实际情况进行审批。
第十条 各单位在会议结束后应当及时汇总各项资料和票据，填写会议费报销单，统一办理报销手续。
第十一条 会议借款和报销应按会议费预算执行。业务会议如实际支出超出预算，须在会议费报销时附情况说明，经单位（项目）负责人审核后，由会议相关管理部门根据实际情况进行审批。
第十二条 会议各项收入应上交学校统一管理，专款专用。
对于全部使用财政拨款举办的会议，不得再向参会人员收取费用，严禁转嫁摊派会议费。
对于使用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，各单位可不以盈利为目的，适当向参会人员收取会议费，收取会议费的标准在会议费预算表内披露，由会议举办者所在二级单位审批确定，收取的费用列“其他收入”科目。
第十三条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁预存、套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。
各单位应严格执行会议费开支标准规定，不得开支与会议无关的费用；会议期间不得组织会议代表旅游及与会议无关的参观; 严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品。
第十四条 报经教育部外事部门批准的、在我国境内举办的国际会议的经费管理按照国家在华举办国际会议的相关规定执行。
第十五条 本办法由财务部负责解释。
第十六条 本办法自2016年9月1日起实施。