华东师范大学档案馆档案利用制度

（2021年10月修订）

一、总则

为更好地服务师生、校友，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》、《普通高等学校档案管理办法》及《上海市国家综合档案馆档案利用和公布办法》等法规，特制定本制度。

二、凭证

1、校内单位利用档案，遵照“谁归档、谁查阅”原则，原则上只可查阅本部门的档案材料。利用档案时须出示本单位介绍信（注明利用目的、具体内容、利用形式等）、经办人校园卡，办理利用手续。因工作需要确需查询其他部门档案，须提交归档部门的书面授权证明。介绍信和授权证明须加盖公章和负责人签字。

2、在校生或校友利用本人学籍档案，须出示本人校园卡或学历证书,及身份证或护照等身份证明。

3、学校档案原则上不向校外单位开放，校外单位因组织人事等工作需要利用学籍、学历等个人档案相关业务，须经本人书面委托（含有效证件），或经本校组织人事部门批转，同时出具查档单位组织人事部门的介绍信（注明利用目的、具体内容、利用形式，加盖公章和负责人签字）、经办人身份证，办理利用手续。安全、公安部门查阅有关档案，经学校办公室批转后办理利用手续。

三、形式

档案利用形式包括阅览、摘录、复制、外借、出具证明等。

1、阅览：在档案馆阅档室内阅档。

2、摘录：须经本馆同意后，方可摘抄部分档案内容。

3、复制：包括纸质档案复印、纸质档案扫描为电子形式、电子档案拷贝。电子档案格式仅限PDF、JPG、TIFF、MPEG、MP4。除复制本人学籍档案外，其他需求须提交《华东师范大学档案馆档案利用登记审批单》，经本馆批准后方可复制。

4、外借：为保证档案的安全和完整，原则上不提供档案外借，校内部门确因学校工作需要外借，须提交《华东师范大学档案馆档案利用登记审批单》，须经档案馆、有关部门（课题、项目）负责人或分管校领导批准，办理外借手续。外借时间不超过7个自然日，须按期归还，不办理续借手续。不承接校外单位外借业务。

5、出具证明：包括成绩翻译、证书翻译、学历学位证明、毕业证明书、学位证明书、学历认证等。证明内容仅以馆藏档案为依据。

四、保密

利用档案的单位和个人，未经本馆同意，不得自行翻印、公布、出版。

五、涉外

毕业生因申请境外高校、科研单位深造或交流访学，需向对方单位提供学籍证明的，由毕业生本人提交档案利用申请，办理相关手续。或由对方单位按学历学位核查手续办理。

六、优先

凡向本馆移交、捐赠、代存、托管档案的单位和个人，对该档案享有优先利用权，并可对档案中不宜公开部分提出限制利用要求。本馆将维护其合法权益。

七、责任

档案利用单位及个人须妥善保护所持有的档案原件、复制件及其内容。利用档案过程中，严禁出现档案破损、污损、缺页、抽换、信息泄露等破坏档案的情况，否则将追究相关人员法律责任。