各学院、部、处、室，各有关单位：为进一步加强财务管理，规范财务报销行为，强化监督制约机制，根据国家有关财务管理规定，结合会计核算中遇到的问题，学校对《中国矿业大学(北京)关于财务报销和借款的有关规定》进行了补充，并经2011年12月9日校长办公会审议通过，现予以印发，请遵照执行。

特此通知。附件：中国矿业大学（北京）关于财务报销和借款的补充规定

中国矿业大学(北京)

二○一一年十二月十六日

附件：中国矿业大学（北京）

关于财务报销和借款的补充规定

为进一步加强财务管理，规范财务报销行为，强化监督制约机制，根据国家有关财务管理规定，结合会计核算中遇到的问题，经校长办公会研究，现将《中国矿业大学(北京)关于财务报销和借款的有关规定》补充如下：

一、报销的一般规定

（一）严格执行《中华人民共和国发票管理办法》的有关规定，所报发票的付款人必须是“中国矿业大学(北京)”或“矿大(北京)”。

（二）“费用报销单”(固定资产和差旅费除外)须填写报销日期、项目名称、项目编号、金额、单据张数等，由经办人签名，购买物品的要有验收人签字，经费负责人签字，并按经费审批权限经有关领导签字批准后方可报销。

“费用报销单”中没有包括的费用名称，请在空白处自行填列，并填写金额和单据张数。为便于会计核算，燃油费和过路过桥费应分别在空白处单独填列。

（三）报销差旅费，务必填写“旅差费报销表”，注明出差人姓名、工作单位或班级、出差事由和旅程时间等信息，否则不予报销。

（四）购买固定资产，应填写“仪器设备（固定资产）验收及报账传票”，须由采购人、验收人、学院或部门设备管理员、经费负责人签字，学校设备管理部门登记编号，并按经费审批权限经有关领导签字批准后方可报销。

（五）报销票据应按费用名称分类粘贴整齐。粘贴单规格为25cm×13cm，粘贴火车票时在左侧应预留2cm装订线，票据由下向上分类按顺序粘贴，票据之间留出一定间距，以不超出粘贴单边界为准，并按项目顺序分类计算金额及张数，填写在粘贴单相应位置上。

二、报销的具体规定

（一）发票或收据

发票或收据面上应盖有收款单位发票专用章或财务专用章，印章必须清晰完整。发票或收据应印有“全国统一发票监制章、国家税务总局监制”或“北京市财政局票据监制章”或“财政部票据监制章”等符合国家规定的字样，票据所列内容真实、基本要素填写完整，合计、总计计算正确，大小写金额一致，不得涂改、挖补。

发票或票据在阳光或紫外线灯照射下可显示防伪标记，北京市定额和机打发票上应有防伪条形磁码。

（二）购买实物用品的报销

报销办公用品、文具、图书资料、材料（耗材）、配件、文体用品、劳保用品和洗涤用品等实物，单张发票或连号发票金额超过500元，需要附明细清单（发票不连号，但同一时间、同一地点的也视同于一次性支出）。有“详见清单”字样的发票应附清单，清单上盖有和票据一致的发票专用章。定额发票需注明用途。

（三）差旅费的报销

1．科研出差时间超过90天，由对方单位出具证明，经课题负责人和科研处负责人签字后方可报销。

2．课题负责人出差报销，《旅差费报销表》上“单位主管”位置应由学院主管科研的院长或科研处负责人签字。

3．因公自带车出差的，应填写《旅差费报销表》，注明出差人姓名、工作单位或班级、出差事由和旅程时间等信息，填写住宿费、过路过桥费、燃油费，凭票据实报实销，给予出差伙食补助和公杂费（通讯补助）共计65元/天（不发市内交通补助）。若无住宿费，又没有取得接待单位出差期限证明的，过路过桥费和燃油费可以填《费用报销单》，不发出差补助。

4．出差人旅费由合作单位提供或报销的，报销住宿费时，应填写《旅差费报销表》，注明出差人姓名、工作单位或班级、出差事由和旅程时间等信息，提供“关于合作单位提供或报销旅费的说明”及票据复印件，项目负责人签字，计算出差补助。

（四）会议费的报销

校内单位召开的或项目负责人召集的会议须附会议通知或会议召开情况说明（负责人签字），会议费支出在1万元以上的（含1万元）需列明费用开支清单（盖章）；外单位召开的会议须附会议通知。

（五）印刷费的报销

单笔开支在1,000元—5,000元的，须附开票单位出具的复印或装订清单；单笔开支超过5,000元的，须附有效书面合同或协议。

（六）付给外单位咨询费、技术服务费的报销

由咨询和技术服务提供单位开具的咨询费、技术服务费发票，报销时，须附相关合同或协议。

（七）燃料动力费的报销

科研课题报销燃料动力费时应填写“费用报销单”，在其中的空白栏注明“燃料动力费”，填好金额和附件张数。另外，须附一个说明，说明是课题中的XX设备发生的燃料动力费。

根据纵向课题经费管理规定，交通工具的燃油费不属于燃料动力费开支范围。

三、在职职工各类津补贴、酬金的领取

应填《本校教职工酬金发放表》，由领款人、经办人、审批人亲笔签字，于每月月初的前三个工作日到财务处办理发放手续，财务处将通过职工工资系统发放，并与工资一起合并代扣代缴个人所得税。未经财务处同意以现金形式发放的，不予报销。

四、转账支票或电汇结算的规定

（一）原则上单笔支付或同日对同一单位支付1,000元以上（人员费支出、零星用品支出、差旅费等除外），需使用转账支票（本市）或电汇（异地）结算。超过3,000元（含3,000元）必须使用转账支票或电汇结算。

确因特殊原因未使用转账支票或电汇结算支付的，须写书面说明。

（二）支票的有效期为10天(自签发之日起)。

（三）领取支票后要妥善保管，防止丢失折损。如丢失支票应及时到财务处联系办理挂失。造成损失的，由借款单位和借款人共同承担。

（四）支票领用人员应是学校正式教职工或学生。

五、借款人

各类借款，必须是借款人本人意愿，“借款申请单”应由借款人本人填写。冒充他人借款，由此引起的纠纷，由经办人和各级审批人员负责。

六、其他

（一）各学院、各部门以及各项目（或课题）负责人要对票据的真实性、有效性和合法性负责。

（二）严禁购买假发票、假收据用于报销，严禁使用公款购买个人消费卡行为，一经查出，将严格按有关规定进行处理。

（三）对于实际报销中存在的合理性疑问，财务人员有权要求提供相关情况说明、合同、清单等相关支持性附件。

七、本补充规定自下发之日起实施。由财务处负责解释。