关于报送2025年度国际/双边/港澳台地区学术会议计划的通知

各有关单位：

根据上级主管部门有关通知，结合学校会议相关管理规定，现启动2025年度在华举办国际/双边/港澳台地区学术会议计划申报工作。

（一）申报原则

1. 严肃计划管理。请各有关单位认真梳理本单位会议需求，认真组织本单位申报工作。

2. 提升办会成效。原则上2024年度会议实际举办情况将作为各单位2025年度会议计划批复的依据。2024年度已举办会议请在学校协同办公系统（/bit/smu_cap/）中提交会议总结，未举办会议请在系统中提交说明（“事务管理--外事工作--国际会议总结”）。如未按要求提交会议总结，将暂停2025年度会议计划申报。

（二）申报方式

此次申报继续使用网上申报系统。请会议申报人在学校协同办公系统中进行计划申报。具体操作流程为进入协同办公系统（/bit/smu_cap/），页面左侧点击“事务管理--外事工作--国际会议计划申报”，在相关页面进行计划填报，并提交系统审核。

（三）审核流程

国际/双边/港澳台地区会议计划校内审核流程如下：

（四）申报截止时间

请于2024年11月15日前在系统中完成计划申报、会议确认、外事初审、单位初审和单位审核五个环节（审批流程1-5）。如在11月15日前未完成单位审核（各单位责任领导审核），则自动视为放弃计划申报。

（五）申报注意事项

1.下一年度拟举办的国际/双边/港澳台地区学术会议均须列入年度计划，没有申报并列入年度计划的会议，原则上不再受理会议正式申报。

2.会议计划申报不等同于正式申报，在会议未得到上级主管部门的正式批复前，请勿对外宣布或承诺。

3.会议计划报批后，请勿随意更改会议的名称、性质、规模、规格、举办时间和地点。

（六）联系方式

联系人：张丽霞 联系电话：010-68911152

　　　　吴   迪 联系电话：010-68912913

国际交流合作处/港澳台办公室

2024年11月8日